مهارت‌هایی برای بهبود مدیریت زمان

زمان ما در هر روز فقط ۲۴ ساعت است و نمی‌توانیم زمان از دست رفته را مجددا استفاده کنیم. حتی راه مشخصی برای مدیریت زمان وجود ندارد اما می‌توانیم نگرش، فعالیت‌ها و محیط خود را مدیریت کنیم تا بیشترین زمان را در اختیار داشته باشیم.

همگی ما به‌عنوان کارآفرینان، مدیران و متخصصان، تشنه‌ی رشد هستیم. می‌خواهیم به نتایج مورد نظرمان دست پیدا کنیم و پیشرفت داشته باشیم اما نتایج یک خروجی مستقیم از گذشت زمان نیستند بلکه تلاش‌های ما یک نتیجه را رقم می‌زنند.

شما می‌توانید میلیون‌ها کتاب، وبلاگ و دوره‌ی آموزشی درباره‌ی چگونگی افزایش بهره‌وری و مدیریت هوشمندانه‌ی وقت خود پیدا کنید اما حقیقت این است که همه‌ی آن‌ها در سه مهارت کلی خلاصه می‌شوند که تعداد زیادی ندارند اما تسلط بر آن‌ها دشوار است.

ایجاد خودآگاهی

اگر عنوان مدیریت زمان را در Google جستجو کنید، میلیون‌ها صفحه‌ی وب که توسط نویسندگان مختلفی نوشته شده است در نتیجه‌ی جستجو ظاهر خواهد شد. اما با این حجم از اطلاعات که به‌صورت رایگان در اختیار عموم قرار دارد باید نسلی باشیم که بر مدیریت زمان تسلط داشته باشد اما با نگاهی به اطراف متوجه می‌شوید که واقعیت برخلاف این موضوع را نشان می‌دهد.

مطمئنا افراد زیادی هستند که کتاب‌های مختلفی را در رابطه با مدیریت زمان خوانده‌اند اما فقط تعداد کمی از آن‌ها برای بررسی نحوه‌ی مدیریت زمان خود اقدام کرده‌اند و پذیرفته‌اند که باید عادت‌های مدیریتی خودشان را تغییر دهند. اگر بپرسید که چرا تمام افراد این اقدامات را انجام نمی‌دهند باید در پاسخ بگوییم که بسیاری افراد خودآگاهی ندارند.

با خودآگاهی می‌توانیم به درک صحیحی از نقاط قوت، ضعف، محدودیت‌های فردی، نحوه‌ی جمع‌آوری و پردازش اطلاعات برسیم که همگی این‌ها در مدیریت شرایط استرس‌زا به ما کمک خواهند کرد.

از نظر مدیریت زمان، پایه و اساس خودآگاهی بر چهار اصل است که شامل تعیین هدف، ارتباط، انگیزه و مدیریت زمان و استرس می‌شود. تا زمانی که تمایل‌ها و محدودیت‌های فردی خودمان را درک نکنیم، مشخصا نمی‌توانیم استراتژی‌های مناسبی برای مدیریت زمان انتخاب کنیم تا درنهایت بهترین نتیجه را برای ما داشته باشد.

بیایید با کمی درون‌نگری به بررسی استراتژی‌های مدیریت زمان بپردازیم.

تعیین هدف و بررسی نتایج آن

چشم‌اندازها

آیا فعالیت‌های روزمره‌ی شما به اهداف شخصی، شغلی یا تجاری شما کمک می‌کند؟ اگر جواب شما خیر است باید یک چشم‌انداز مشخص از آینده‌ی خود داشته باشید تا بتوانید بر روی آن چشم‌انداز تمرکز کرده و به اهداف خود دست پیدا کنید. به این شکل می‌توانید برنامه‌ی روزانه معنادارتری داشته باشید و حتی اعتماد به‌نفس شما با رشد روزافزونتان افزایش پیدا می‌کند.

پیاده‌سازی برنامه‌ی عملیاتی

بعد از اینکه چشم‌اندازی مشخص از هدف یا پروژه‌ی بعدی خودتان ایجاد کردید باید مراحل قابل مدیریت آن چشم‌انداز را مطابق با SMART به مراحل کوچک‌تری تقسیم کنید.

• specific: مشخص
• measurable: قابل اندازه‌گیری
• achievable: قابل دستیابی
• realistic: واقع گرایانه
• time-bound: دارای محدودیت زمانی

اقدام کردن

پس از تدوین یک برنامه‌ی عملیاتی باید اقدامات خود را آغاز کنید و برای مدیریت زمان توصیه می‌شود از نرم‌افزارهای مدیریت زمان غافل نشوید.

بررسی نتایج برآورده از اقدامات

عملکرد و پیشرفت خود را به‌صورت روزانه، هفتگی و ماهانه بررسی و مرور کرده و از داده‌های نهایی برای شناسایی روند و دستیابی به فرصت‌هایی که در رشد شما تاثیر‌گذار هستند با دیدگاه‌های کوتاه مدت و بلند مدت استفاده کنید.

دریافت بازخوردها

اگر به‌عنوان یک عضو از سازمان می‌خواهید بهره‌وری خودتان را افزایش دهید حتما هدف خود را برای فردی که مدیریت شما را برعهده دارد، توضیح دهید و از بازخوردهای او درباره‌ی عملکرد خودتان استفاده کنید.

کنار گذاشتن فعالیت‌هایی با خروجی نامناسب

شناسایی فعالیت‌های غیر مولد

از داده‌های برآورد شده در زمان بررسی نتایج باید فعالیت‌هایی که در موفقیت و رسیدن به هدف شما موثر نیستند را شناسایی کرده و آن‌‌ها را حذف کنید.

ارزیابی اهمیت کار

حتی وقتی که در میانه‌های انجام یک کار هستید اما متوجه می‌شوید که قرار است زمان زیادی برای این کار بگذارید بهتر است یک قدم به عقب برگشته و اهمیت کار را بررسی کنید.

انرژی خود را عاقلانه استفاده کنید

تمرکز روی نتیجه‌ی نهایی

به این فکر کنید که وظایف فعلی شما چگونه در اهداف شخصی یا تجاری آینده‌تان نقش‌آفرینی می‌کند.

استفاده از زمان اوج عملکرد

زمان اوج عملکرد مواقعی است که شما در بهترین سطح انرژی و بهره‌وری هستید اما برای مشخص کردن این زمان باید روز خود را به بازه‌های زمانی مختلف تقسیم کرده و خودتان را برای یک هفته ارزیابی کنید. توصیه می‌شود بعد از پیدا کردن زمان اوج عملکردتان از آن برای سخت‌ترین کارهای روزمره استفاده کنید.

با نقص‌ها کنار بیایید

دقت و توجه به جزئیات از صفت‌های خوب است اما درصورتی که کیفیت کار مناسب باشد معمولا برای تولید کار با کیفیت‌تر به زمان بیشتری احتیاج خواهید داشت و برای مدیریت بهتر زمان باید تکامل گرایی را کنار بگذارید.

مراقبت از سلامتی

به‌‌طور منظم ورزش کنید، از یک رژیم غذایی سالم پیروی کرده و استراحت را فراموش نکنید و خودتان را از مزایای مدیتیشن بهره‌مند کنید.

بهبود مهارت ارزیابی زمان

زمان فعالیت‌های خود را تخمین بزنید

هنگام برنامه‌ریزی کار یا پروژه‌ی بعدی باید برای تجزیه و تحلیل بهره‌وری خود زمان مورد نیاز برای هر کار را تخمین بزنید.

شرایط غیرمنتظره

همیشه شرایط غیرمنتظره‌ای وجود دارد بنابراین بخش خاصی از زمان را به آن‌ها اختصاص دهید.

استفاده از نرم‌افزارها برای مدیریت زمان

وظایف و برآورد زمان خود را در نرم‌افزارهای موجود که برای مدیریت زمان استفاده می‌شوند ثبت کنید.

بررسی زمان تخمین زده شده با زمان واقعی

پس از اتمام کار یا پروژه، گزارش‌های موجود در نرم‌افزار مدیریت زمان را بررسی کرده و زمان واقعی انجام یک کار را با زمان تخمین زده شده مقایسه کنید. درنهایت از داده‌های به‌دست آمده برای برنامه‌ریزی بهتر فعالیت‌های آینده استفاده کنید.

بازخورد بگیرید

برای کاهش خطاهای تخمین زمان از شخص بی‌طرفی نظر خواهی کنید و درصورت مناسب بودن تخمین‌ها، در جلسه‌های خود با مدیر پروژه آن برآوردها را مطرح کنید.

بهبود مهارت‌های سازمانی

مهارت‌های سازمانی در ایجاد نظم و ساختاردهی اهداف، برنامه‌ها و وظایف شما تاثیرگذار است. از مزایای اصلی این مهارت می‌توان به محیطی اشاره کرد که زمان شما در آن بیهوده تلف نمی‌شود و به‌این صورت احساس کنترل و تمرکز بیشتری خواهید داشت. در ادامه به ایده‌هایی می‌پردازیم که شما می‌توانید از آن‌ها برای ساماندهی برنامه‌های روزانه‌تان استفاده کنید.

بهبود مدیریت پروژه

خودکار کردن فرایند‌ها و یکپارچه‌سازی داده‌ها

از تقویم‌های آنلاین، برنامه‌های زمان‌بندی، سیستم‌های مدیریت پروژه و سایر ابزارهای فنی برای خودکار کردن کارهای معمول استفاده کنید. علاوه‌براین برای یکپارچه‌سازی داده‌ها باید برنامه‌های مورد استفاده‌ی خود را به یکدیگر متصل کنید تا قادر باشید داده‌ها را بین برنامه‌ها به‌اشتراک بگذارید.

استخدام فرد جدید و برون سپاری

با استخدام فرد جدید و واگذار کردن بعضی از کارهایتان به او می‌توانید زمان خود را برای انجام کارهای مهم‌تری بگذارید. دفعه‌ی بعد که احساس کردید بیش از حد زیر فشار هستید، یک کارمند آموزش دیده در کنارتان خواهید داشت که قادر به انجام قسمتی از کارها است. همه‌ی مراحل کار را خودتان برعهده نگیرید و برخی موارد را برون سپاری کنید. برای درک بهتر این موضوع فرض کنید که شما مالک یک استارتاپ هستید و علاوه‌برآن با متقاضیان شغلی مصاحبه می‌کنید، تمام حساب و کتاب‌ها را خودتان انجام می‌دهید و وظیفه‌ی مدیریت تیم برعهده‌ی شما است.

در این صورت شما مسئولیت‌های منابع انسانی و کارهای حسابداری را برعهده گرفته‌اید اما یک استارتاپ برای موفقیت در نوع خود به توجه بیشتری نیاز دارد و باید وظایف حسابداری و مدیریت منابع انسانی را به افراد متخصص دیگری بسپارید.

اولویت گذاری

تعیین مهلت برای انجام هر کار

اگر از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید احتمالا قادر خواهید بود که برای هر کاری یک مهلت زمان مشخص تعیین کرده و به این شکل می‌توانید کارها را براساس مدت زمان تعیین شده اولویت گذاری کنید.

کارهای فوری را از کارهای مهم جدا کنید

کارهای فوری به اقدام‌های فوری نیازمند هستند، درحالی که کارهای مهم عواقب قابل توجه و طولانی مدت دارند. بنابراین وظایف ضروری را در اولویت قرار دهید.

نه گفتن را یاد بگیرید

طبق مطالعه‌های دانشگاه Berkeley، افرادی که نمی‌توانند نه بگویند بیشتر در معرض تجربه‌ی استرس و فرسودگی شغلی هستند بنابراین بدون دریغ و مودبانه از انجام کارها و فعالیت‌هایی که به اهداف شما مربوط نیستند، خودداری کنید.

بهبود برنامه‌ریزی

یک روتین مشخص ایجاد کنید

فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده‌ی خود را با استفاده از برنامه‌های موجود در تقویم کاری اضافه کنید و هر کدام از کارها را با برچسب‌های مختلفی قرار دهید تا از هم متمایز باشند. به این شکل می‌توانید یک بلوک زمانی مشخصی از روز را به کارهایتان اختصاص دهید و به‌مرور زمان یک روتین مشخص خواهید داشت.

برای خودتان یک وقت مشخص قرار دهید

کارهای ثابتی مانند خوردن وعده‌های غذایی، رفت و آمدها، خواب یا فعالیت‌هایی مانند ورزش یا معاشرت و سرگرمی را در تقویم خود قرار دهید.

صرفه‌جویی انرژی

todo-list ایجاد کنید

سعی کنید یک لیست از وظایف روزانه‌ی خود تنظیم کنید. با این کار دیگر نیازی نیست تا تمام کارها را به حافظه‌ی خود بسپارید و می‌توانید متمرکز باقی بمانید.

یادداشت براداری کنید

نکته‌های کلیدی از هر جلسه یا گفتگو با همکاران را یادداشت کنید و فقط بر روی گفتگوی فعلی متمرکز باشید.

ابزار کار

شناخت ابزار کار

این روزها برای هر کاری از مدیریت ایمیل‌ها گرفته تا کارهای خاص‌تر در یک حوزه‌ی تخصصی، ابزارهایی وجود دارد که با شناخت آن‌ها می‌توانید ساعت‌ها از زمان خود را صرفه‌جویی کنید بنابراین حتما در این مورد تحقیق کنید و ابزارهای حوزه‌ی تخصصی خود را به‌خوبی یاد بگیرید.

ذخیره‌ی رمزهای عبور

بیشتر افراد داده‌های ورود خود را در مرورگرشان ذخیره می‌کنند اما توصیه می‌شود از یک برنامه‌ی ثالث که قابلیت دسترسی به نام‌های کاربری و رمز عبور را در پلتفرم‌های مختلف در اختیار شما می‌گذارد، استفاده کنید.

تیهه‌ی فایل پشتیبان از داده‌های مهم

برای امنیت بیشتر و کم کردن ریسک اتفاقات غیر منتظره از فایل‌های مهم پروژه یا حتی فایل‌های شخصی‌تان یک فایل پشتیبان داشته باشید و آن را در فضای ابری ذخیره کنید.

از بین بردن عوامل حواس پرتی

تمرکز خود را مدیریت کنید

برای شناسایی عوال حواس پرتی باید زمان‌هایی که ذهن شما شروع به از دست دادن تمرکز می‌کند را تشخیص دهید. به این شکل می‌توانید عامل حواس پرتی را از محیط کاری خود حذف کرده و متمرکز بمانید.

یک زمان به‌خصوص برای بررسی ایمیل‌هایتان درنظر بگیرید

کارمندان حدود ۲۸ درصد از هفته‌ی کاری خود را صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها می‌کنند و این امر باعث می‌شود که ایمیل‌ها به یکی از بزرگ‌ترین عامل‌های اتلاف وقت تبدیل شود. اعلان‌های مربوط به ایمیل را خاموش کنید و زمان مشخصی برای خواندن ایمیل‌های خود درنظر بگیرید.

محیط کار خود را شلوغ نکنید

میزهای نامرتب باعث ایجاد احساس اضطراب، استرس و پریشانی می‌شوند. دقایقی از روز خود را به مرتب کردن محیط کار اختصاص دهید.

رشد مهارت‌های سازگاری

مهارت‌های سازگاری به توانایی فرد در انطباق با تغییر محیط و شرایط مانند تغییر مسئولیت‌ها، انتظارات و استراتژی‌ها مربوط می‌شود و مهارت‌های فرعی مانند ارتباطات، تفکر خلاق و مهارت‌های حل مسئله را شامل خواهد شد. مدیریت شرایط سخت با این مهارت‌ها افزایش پیدا می‌کند و به‌راحتی می‌توانید با استرس و حواس پرتی مقابله کنید.

همکاری

مشخص کردن اهداف تیمی و فردی

باید تمامی اعضای تیم در راستای یک هدف مشترک تلاش کنند و هر کس از نقش و هدف خود در این مسیر آگاه باشد.

تشویق صراحت و شفافیت

مسائل و چالش‌های تجاری را با تیم خود در میان بگذارید تا آن‌ها از شرایط مطلع باشند و حتی به آن‌ها فرصت دهید تا راه حل‌های خود را برای مقابله با این چالش‌ها ارائه دهند.

مهارت‌های حل مسئله را ارتقا دهید

حتما در محیط کاری خود یک فرهنگ خلاق ایجاد کنید که کسی در آن قضاوت نمی‌شود تا اعضای تیم ایده‌هایشان را با شما به‌اشتراک بگذارند.

مدیریت استرس

کنترل تغییرهای محیطی

برای تغییر سیاست‌ها، رویه‌ها، امور مالی و سایر فرایند‌های پیرامون خود آماده باشید.

شناسایی عوامل استرس‌زا

منابع استرس‌زا را شناسایی کنید و به‌دنبال روش‌هایی برای مدیریت آن‌ها باشید.

دنبال کردن سرگرمی‌ها

افرادی که به‌طور منظم به سرگرمی‌های مختلفی می‌پردازند حدود ۱۵ الی ۳۰ درصد عملکرد بهتری نسبت به افراد بدون سرگرمی دارند. بنابراین هر هفته زمان مشخصی را به انجام سرگرمی‌های خود اختصاص دهید.

بهبود تمرکز

استفاده از نرم‌افزارها

برای اندازه‌گیری عملکرد، مقدار پیشرفت و شنایی فرصت‌های رشد توصیه می‌شود از برنامه‌های time tracker یا چک‌لیست‌ها استفاده کنید.

فواصل زمانی کوتاه

هنگامی که احساس خستگی کردید برای جلوگیری از به‌تعویق انداختن کارها از اختصاص فواصل زمانی طولانی برای استراحت خودداری کنید.

تعیین مرزها

به ساعت کار خود متعهد باشید اما در آخر هفته و تعطیلات، اعلان‌های مربوط به کار، گفتگوهای مربوط به تیم و موراد اینچنینی را غیرفعال کنید.

منبع: https://beyond-average.hashnode.dev/master-these-three-skills-to-improve-time-management