ایمیل شرکتی چیست؟ روش ها ساخت آن

راه‌های مختلفی برای برقراری ارتباط با افراد و سازمان‌ها وجود دارد، اما ایمیل همچنان یکی از موثرترین و پرکاربردترین ابزارهای ارتباطی به‌شمار می‌رود. با این حال، اگر صاحب یک کسب‌وکار هستید، استفاده از ایمیل شرکتی نه‌تنها یک انتخاب حرفه‌ای، بلکه یک ضرورت ارتباطی است.

ایمیل شرکتی با استفاده از دامنه اختصاصی کسب‌وکار شما، هویت برند را تقویت کرده و اعتماد بیشتری از سوی مشتریان و شرکای تجاری جلب می‌کند. فرقی نمی‌کند کسب‌وکار شما در چه ابعادی فعالیت می‌کند؛ استفاده از ایمیل‌های شرکتی، نقش مهمی در شکل‌دهی ارتباطات حرفه‌ای و پایدار ایفا می‌کند.

در این مقاله، به بررسی کامل مفهوم ایمیل شرکتی، کاربردها، انواع روش‌های ساخت آن و همچنین معرفی بهترین ارائه‌دهندگان ایمیل شرکتی در ایران پرداخته‌ایم. اگر به‌دنبال راهی مطمئن برای ایجاد ایمیل حرفه‌ای هستید، این راهنما را از دست ندهید.

در ادامه خواهید خواند:

• ایمیل شرکتی چیست؟
• انواع ایمیل شرکتی
• مزایای ساخت ایمیل شرکتی
• روش های ساخت ایمیل شرکتی
• بهترین ارائه دهندگان ایمیل شرکتی
• جمع بندی

ایمیل شرکتی چیست؟

ایمیل شرکتی یک سرویس اختصاصی است که برای شرکت‌ها و کسب‌وکارها طراحی‌شده و روی دامنه اختصاصی آن‌ها راه‌اندازی می‌شود. این نوع ایمیل به مدیران شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا سرویس ایمیل را به صورت کامل و حرفه‌ای مدیریت کنند؛ از جمله ایجاد حساب کاربری برای کارکنان و نظارت بر پیام‌های ارسالی و دریافتی.

یکی از مزایای کلیدی استفاده از ایمیل شرکتی، امکان ایجاد آدرس‌های رسمی و حرفه‌ای است. آدرس‌هایی مانند، info، support و sales که به عنوان راه‌های ارتباطی در اینترنت شناخته شده‌اند و معمولا اولین نقطه تماس مشتریان و مخاطبان با تیم‌های داخلی شرکت هستند.

انواع ایمیل شرکتی

ایمیل‌های شرکتی را می‌توان بر اساس محل استقرار زیر ساخت به دو نوع اصلی تقسیم کرد. در ادامه این دو نوع از ایمیل‌ها معرفی و بررسی شده‌اند.

هاست ایمیل چیست؟ معرفی بهترین هاست ایمیل
هاست ایمیل

ایمیل ابری

این نوع از سرویس ایمیل بر بستر زیرساخت‌های ابری ارائه می‌شود و قابلیت پشتیبانی هم‌زمان از تعداد زیادی شرکت یا سازمان را دارد. برای استفاده از این خدمات، نیازی به خرید هاست یا سرور اختصاصی نیست. سازمان ها می‌توانند با داشتن یک دامنه اختصاصی و انتخاب یک ارائه‌دهنده مناسب سرویس ایمیل ابری، پس از انجام تنظیمات اولیه، به سرعت از این سرور استفاده کنند.

ایمیل محلی

در این روش، سازمان‌ها زیر ساخت‌های لازم را تهیه کرده و سرویس ایمیل را به صورت کامل روی تجهیزات خود نصب و راه‌اندای می‌کنند. اگر سازمان ترجیح دهد، می‌تواند این فرآیند را به تیم های تخصصی برون سپاری کند تا علاوه بر رعایت تمامی الزامات امنیتی مرتبط با اطلاعات و سرورها، از پیچیدگی‌های فنی نصب و مدیریت سرویس نیز آسوده شود.

مزایای ساخت ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی ابزاری قدرتمند و ضروری برای کسب‌وکارها است که مزایای متعددی را به همراه دارد. استفاده از ایمیل با دامنه اختصاصی نه تنها به ارتقای وجهه حرفه‌ای کسب‌وکار کمک می‌کند بلکه امکان مدیریت بهتر ارتباطات داخلی و خارجی را نیز فراهم می‌کند. در دنیای امروز ارتباطات دیجیتال نقشی کلیدی در موفقیت کسب‌وکارها ایفا می‌کند، داشتن ایمیل شرکتی می‌تواند مزیت رقابتی مهمی ایجاد کند. در ادامه به برخی از مزایای استفاده از ایمیل شرکتی اشاره شده است.

1. ایجاد هویت حرفه ای اعتبار برند

داشتن ایمیلی با نام دامنه اختصاصی خود نشان دهنده حرفه‌ای بودن کسب‌وکار شما است. این موضوع به مشتریان و همکاران تجاری کمک می‌کند تا برند شما را جدی بگیرند و به آن‌ها اعتماد بیشتری داشته باشند. همچنین استفاده از نام دامنه شرکت به تثبیت برند شما در ذهن مخاطبان کمک شایانی میکند.

ایمیل تراکنشی چیست؟ معرفی کاربرد ها و مزایای آن
ایمیل تراکنشی

2. افزایش اعتماد مخاطبان

ایمیل‌های عمومی مانند Gmail و Yahoo ممکن است غیرحرفه‌ای به نظر برسند و مخاطبان به امنیت یا اعتبار آن‌ها اعتماد کامل نداشته باشند و اما ایمیل‌های شرکتی به دلیل ارتباط مستقیم با برند شما، حس اطمینان بیشتری ایجاد می‌کند و اعتبار تعاملات شما را افزایش می‌دهد.

3. مدیریت بهتر تیم و ارتباطات داخلی

با اختصاص ایمیل شرکتی به هر کارمند، می‌توان به راحتی ارتباطات داخلی سازمان را مدیریت کرد. به علاوه، این امکان فراهم است که ایمیل‌ها به صورت سازمان یافته دسته بندی شوند و به هر کارمند وظایف خود را از طریق ایمیل شرکتی پیگیری کند. این ساختار به بهبود نظم در ارتباطات داخلی کمک می‌کند.

4.امنیت بیشتر اطلاعات

سرویس‌های ایمیل شرکتی معمولا از پروتکل‌ها امنیتی پیشرفته‌تری نسبت به سرویس‌های رایگان استفاده و ارائه می‌شود. این امنیت شامل رمزنگازی‌های ایمیل‌ها، حفاظت از اطلاعات محرمانه و امکان اعمال سیاست‌های امنیتی ویژه برای جلوگیر از دسترسی غیر مجاز به داده‌های سازمانی می‌شود.

5. تقویت بازاریابی ایمیلی

ایمیل‌های ارسال شده از طریق آدرس‌های شرکتی نه تنها حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسند، بلکه امکان باز شدن و خوانده‌شدن آن‌ها توسط مشتریان نیز بیشتر است. از این رو، این ایمیل‌ها می‌توانند برای اطلاع‌رسانی، معرفی محصولات جدید و حتی اجرای کمپین‌های تبلیغاتی استفاده شوند و تاثیر بیشتری بر مخاطبان داشته باشند.

6.تفکیک وظایف و بهبود ارتباطات مشتریان

با ایجاد ایمیل‌های مختلف برای بخش‌های مختلف شرکت، مشتریان و مخاطبان می‌تواند با بخش‌های مورد نظر ارتباط برقرار کنند. این امر باعث افزایش سرعت در پاسخگویی به درخواست‌ها می‌شود و تجربه بهتری برای مشتریان ایجاد می‌کند.

7. دسترسی به امکانات جانبی حرفه‌ای

بسیاری از ارائه دهندگان ایمیل شرکتی امکانات جانبی مانند فضای ذخیره سازی ابری، تقویم سازمانی، مدیریت وظایف و ابزارهای همکاری تیمی را در کنار سرویس ایمیل ارائه می‌دهند. این ابزارها بهره‌وری تیم را افزایش داده و فرآیندهای کاری را ساده‌تر می‌سازد.

ایمیل سازمانی چیست؟
ایمیل سازمانی

8. قابلیت مقیاس پذیری

با رشد کسب‌وکارها، می‌توان تعداد حساب‌های ایمیل را متناسب با نیاز شرکت افزایش داد. این امکان به شما اجازه می‌دهد به سرعت ایمیل‌های جدیدی برای کارکنان یا واحدهای تازه تاسیس ایجاد کنید و ارتباطات خود را بدون هیچ گونه محدودیتی گسترش دهید.

روش های ساخت ایمیل شرکتی

کسب‌وکارها و شرکت‌ها برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکت خود، می‌توانند از روش‌های مختلفی استفاده کنند. این روش‌ها بسته به نیازهای و منابع در دسترس، مزایا و چالش‌های خاص خود را دارند. در ادامه به معرفی و بررسی این راهکارها پرداخته شده است.

1. استفاده ار ابزار های رایگان و متن باز

سرویس‌های ایمیل متن باز ابزارهایی هستند که به صورت رایگان در دسترس عموم قرار دارند. در این روش، شرکت‌ها باید ابتدا یک هاست یا سرور مناسب خریداری کنند و سپس نرم‌افزار ایمیل متن‌باز مورد نظر را روی هاست نصب و راه‌اندازی نمایند. این راهکار اگرچه از نظر نرم‌افزاری هزینه‌ای ندارد، اما به دلیل نیاز به خرید هاست و استفاده از نیروی فنی متخصص، همچنین هزینه‌بر است.

علاوه‌بر این مدیریت، حفظ امنیت، پایداری و دسترسی‌پذیری این سرویس‌ها کاملا برعهده خود سازمان خواهد بود. به همین دلیل این روش نیازمند دانش فنی کافی و تجربه در مدیریت سیستم‌ها است.

ایمیل تجاری چیست و چرا برای کسب‌وکارها ضروری است؟
ایمیل تجاری

2. استفاده از سرویس های ایمیل تحت هاست شرکت

برخی ارائه‌دهندگان خدمات هاستینگ، سرویس ایمیل پایه‌ای را به عنوان یکی از ویژگی‌های جانبی همراه با هاست در اختیار کاربران قرار می‌دهند. در این روش، پس از خرید هاست، شرکت‌ها می‌توانند از طریق پنل مدیریت هاست، تعدادی ایمیل سازمانی ساده ایجاد کنند.

این روش برای کسب‌وکارهایی که نیاز محدودی دارند مناسب است، اما نباید انتظار امکانات پیشرفته از این نوع ایمیل‌ها را داشت. این سرویس‌ها بیشتر برای اهداف اولیه طراحی شده‌اند و در صورت بروز مشکل، مسئولیت رفع آن به عهده خود شرکت خواهد بود.

3. استفاده از پنل های هاست

یکی از روش‌های متداول برای راه‌اندازی ایمیل شرکتی، استفاده از سرویس‌های هاستینگ و پنل‌های مدیریتی رایجی مانند cPanel و DirectAdmin است. در این پنل‌ها، ساخت ایمیل به‌سادگی و در چند مرحله انجام می‌شود. با این حال، اگر وب‌سایتی ندارید یا نمی‌خواهید برای ساخت ایمیل وابسته به هاست باشید، می‌توانید از راهکارهای مستقل و ساده‌تری نیز استفاده کنید که در ادامه توضیح داده شده‌اند.

ساخت ایمیل شرکتی در cPanel:

cPanel یکی از رایج‌ترین پنل‌های مدیریت هاست است. بسیاری از شرکت‌های هاستینگ برای ارائه دسترسی به تنظیمات ایمیل از این پنل استفاده می‌کنند.

مراحل ساخت ایمیل در cPanel:

• وارد حساب cPanel خود شوید.
• در بخش Email روی گزینه Email Accounts کلیک کنید.
• دکمه +Create را انتخاب کنید.
• اطلاعات موردنیاز مانند نام کاربری و رمز عبور را وارد کنید.
• در نهایت دوباره روی +Create کلیک کنید تا حساب ایمیل ساخته شود.

ساخت ایمیل شرکتی در DirectAdmin:

DirectAdmin نیز یک پنل محبوب دیگر برای مدیریت هاست و ایمیل است که رابط کاربری ساده‌تری نسبت به cPanel دارد.

مراحل ساخت ایمیل در DirectAdmin:

• وارد پنل DirectAdmin شوید.
• به بخش E-mail Manager و سپس E-Mail Accounts بروید.
• روی گزینه ایجاد حساب کلیک کنید.
• اطلاعاتی مانند نام کاربری، رمز عبور و محدودیت‌ها را وارد کنید.
• در پایان روی ایجاد حساب کلیک کنید تا اکانت ساخته شود.

ساخت ایمیل شرکتی بدون نیاز به سایت

اگر دامنه‌ای دارید اما هنوز سایتی راه‌اندازی نکرده‌اید، یا صرفاً به ایمیل نیاز دارید، می‌توانید بدون نیاز به خرید هاست یا استفاده از cPanel و DirectAdmin، یک ایمیل شرکتی اختصاصی ایجاد کنید. برخی سرویس‌ها امکان ساخت ایمیل‌های info@yourdomain.com را تنها با اتصال دامنه، فراهم می‌کنند.

برای مثال، سرویسی وجود دارد که تنها با ثبت دامنه و انجام چند مرحله ساده (مانند افزودن رکوردهای DNS)، به شما امکان می‌دهد بدون نیاز به سایت یا هاست، ایمیل شرکتی خود را فعال و استفاده کنید. این روش به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک یا استارتاپ‌هایی که به دنبال راه‌اندازی سریع ایمیل رسمی هستند، بسیار کاربردی است.

در مجموع، اگرچه استفاده از پنل‌های هاست رایج است، اما راهکارهای مستقل ساخت ایمیل بدون نیاز به سایت نیز به عنوان یک گزینه ساده‌تر، در دسترس قرار دارند و برای بسیاری از کسب‌وکارها مناسب‌ترند.

ساخت ایمیل info بدون نیاز به سایت
 ایمیل info

بهترین ارائه دهندگان ایمیل شرکتی

امروزه انتخاب یک سرویس دهنده ایمیل شرکتی مناسب برای کسب‌وکارها از اهمیت بالایی برخوردار است. در ادامه به معرفی برخی از برترین ارائه دهندگان ایمیل شرکتی پرداخته شده است.

• Gmail for Business (Google Workspace): سرویس حرفه ای گوگل که امکاناتی نظیر ایمیل با دامنه اختصاصی، فضای ذخیره سازی ابری، تقویم و ابزارهای همکاری تیمی را فراهم می‌کند.
• Microsoft Outlook (Microsoft 365): سرویس ایمیل مایکروسافت که با ارائه امکاناتی مانند ایمیل با دامنه شخصی، تقویم، فضای ذخیره سازی و یکپارچگی با سایر ابزارهای مایکروسافت، گزینه‌ای عالی برای کسب‌وکارهای به شمار می‌رود.
• Zoho Mail: سرویسی با تمرکز بر ایمیل‌های تجاری که امکاناتی مانند ایمیل با دامنه اختصاصی، تقویم، وظایف و یادداشت ها را ارئه می‌دهد.
• ProtonMail: سرویس ایمیل امن با رمزنگاری انتها به انتها که برای کسب‌وکارهایی که به امنیت و حریم خصوصی اهمیت می‌دهند مناسب است.
• FastMail:سرویس ایمیل با تمرکز بر سرعت و کارایی که امکاناتی مانند ایمیل با دامنه شخصی، تقویم و مخاطبین را فراهم می‌کند.

بهترین ارائه دهنده ایمیل شرکتی در ایران

در میان شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات ایمیل در ایران، یکی از گزینه‌های قابل‌اعتماد و حرفه‌ای، سرویس ایمیل شرکتی لیارا است.

لیارا با تکیه بر زیرساخت ابری قدرتمند و استفاده از استانداردهای روز امنیتی، سرویس ایمیل شرکتی‌ای را ارائه می‌دهد که برای سازمان‌ها، تیم‌ها و کسب‌وکارها طراحی شده است. این سرویس از پروتکل‌های رمزنگاری پیشرفته و IPهای با اعتبار بالا استفاده می‌کند تا ارسال ایمیل‌ها با بالاترین نرخ موفقیت و کمترین احتمال ورود به پوشه اسپم انجام شود.

با نظارت مداوم بر فعالیت کاربران جدید و جلوگیری از ارسال‌های مشکوک، لیارا کیفیت ارسال و دریافت ایمیل‌ها را در سطح بالایی حفظ می‌کند. همچنین، امکان ارسال 100ایمیل رایگان در هر ماه، فرصتی مناسب برای شروع استفاده از این سرویس را فراهم کرده است.

اگر به‌دنبال یک سرویس ایمیل شرکتی با امنیت، پایداری و تحویل‌پذیری بالا هستید، لیارا می‌تواند یکی از بهترین انتخاب‌های شما باشد.

با هاست ایمیل لیارا، ارسال و دریافت ایمیل‌های کسب‌وکار خود را حرفه‌ای مدیریت کنید.
✅ بدون اسپم ✅ دامنه اختصاصی ✅ تحویل مطمئن 
خرید و راه‌اندازی هاست ایمیل

جمع بندی

کسب‌وکارها برای ارتباط با مشتریان و سازمان‌های دیگر از روش‌های مختلفی استفاده می‌کنند و ایمیل یکی از ابزارهای حیاتی در این زمینه است. هر چند بسیاری از ما از ایمیل‌های شخصی خود برای کارهای روزمره استفاده می‌کنیم، ولی هنگامی که صحبت از کسب‌وکار و برند می‌شود، استفاده از ایمیل شرکتی از اهمیت بالایی برخوردار است. این نوع ایمیل باعث می‌شود تا نام برند شما بیشتر به گوش برسد و اعتماد گیرنده‌ها نسبت به کسب‌وکار شما افزایش یابد.

ایجاد یک ایمیل شرکتی به روش‌های مختلفی امکان پذیر است. در این مقاله، مراحل ساخت این نوع ایمیل ارائه شده است. با استفاه از این ایمیل می‌توان به هویت برند جان تازه‌ای بخشید و اعتبار و امنیت ارتباطات شما را بالا ببرد.