10 ترفند برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل‌ ها

هر روز بیش از 350 میلیارد ایمیل در جهان ارسال و دریافت می‌شود، اما این عدد بزرگ یک چالش بزرگ‌تر هم به همراه دارد، این چالش این است که بیش از 45 درصد این ایمیل ها در پوشه اسپم قرار می‌گیرند. این اتفاق ضربه جدی به کسب و کار ها می‌زند. ایمیل های بازاریابی هرگز به دست مشترکان و مشتریان نمی‌رسد، ایمیل های تراکنشی کاربران را به موقع مطلع نمی‌کنند و حتی ارتباطات داخلی بین همکاران نیز مختل می‌شود.

تحویل موفق ایمیل ها، شباهت زیادی به سئو دارد. قوانین دائماً در حال تغییر هستند و توسط ارائه دهندگان اصلی خدمات ایمیل (ESP) مانند گوگل، اپل، مایکروسافت و سایرین به طور واضح اعلام نمی‌شوند.

خبر خوب این است که با چند اقدام مؤثر می‌توانید احتمال رسیدن ایمیل‌ها به صندوق ورودی را به‌طور چشمگیری افزایش دهید. اگر ایمیل‌های شما هم در پوشه اسپم قرار می‌گیرند، نگران نباشید! در این مقاله، دلایل اصلی اسپم شدن ایمیل‌ ها را بررسی شده و راهکارهایی عملی برای جلوگیری از این مشکل ارائه شده است؛ همراه لیارا باشید!

ورود موفق ایمیل چیست؟

قبل از اینکه دلایل اسپم شدن ایمیل ها را تحلیل کنیم، بهتر است که یک تفاوت کلیدی را بررسی شود: زمانی که ابزار های ایمیل مارکتینگ ایمیلی را تحویل داده شده نشان می‌دهد (نرخی که به آن نرخ تحویل یا برگشت گفته می‌شود)، حتما به این معنا نیست که ایمیل با موفقیت در صندوق وروی گیرنده فرود آمده است!

ورود موفق ایمیل یعنی شانس واقعی رسیدن ایمیل به صندوق ورودی مشتری، نه رفتن ایمیل ها به پوشه اسپم!

یکی از بهترین و مطمئن‌ترین گزینه‌های داخلی برای ارسال و دریافت ایمیل در ایران، سرویس ایمیل لیارا است. این سرویس با امکانات متنوع و رابط کاربری ساده، امنیت بالا و استفاده از پروتکل SMTP به شما این امکان را می‌دهد تا تنها با چند کلیک، ایمیل حرفه‌ای خود را با دامنه اختصاصی دلخواهتان تنظیم و مدیریت کنید. همچنین سرویس ایمیل لیارا از اسپم شدن ایمیل ها جلوگیری می‌کند و می‌توانید با خیال راحت از خدمات ایمیل لیارا استفاده کنید.

چرا ایمیل ها در پوشه اسپم قرار می‌گیرند؟

دلایل بسیار زیادی و جود دارد که باعث اسپم شدن ایمیل های شما می‌شود. این فیلتر ها و دلایل علت های بسیار زیادی دارد اما می‌توان این لایل را به چهار دسته اصلی تقسیم کرد.

مدیریت لیست

ارسال ایمیل به آدرس های لغو اشتراک، یک علامت هشدار جدی است. لیست شما باید به صورت ارگانیک و با رضایت کاربران ساخته شود. علاوه بر این، اگر همچنان اینیل هایی را به حساب های قدیمی و غیر فعال ارسال می‌کنید که منجر به بازگشت ایمیل می‌شود، می‌تواند بر اعتبار شما تاثر بگذارد.

محتوا و تعامل

استفاده بیش از حد از علامت تعجب، حروف بزرگ، عناوین گمراه کننده یا کلمات کلیدی نامرتبط می‌تواند فیلتر های اسپم را فعال کرده و ایمیل شما را به سمت پوشه اسپم هدایت کند. در ادامه عوامل دیگری که باعث اسپم شدن ایمیل ها می‌شود معرفی شده‌اند.

• نداشتن گزینه لغو اشتراک
• عدم درج آدرس فیزیکی
• استفاده از فایل‌های پیوست
• عناوین یا محتوای نامناسب و بی‌کیفیت
• ارسال ایمیل بدون کسب اجازه از گیرنده
• ارائه اطلاعات نادرست درباره فرستنده
• استفاده از کلماتی که محرک فیلترهای اسپم هستند
• ارسال ایمیل به آدرس‌های غیرمعتبر یا غیرفعال
• استفاده بیش‌ازحد از تصاویر بزرگ همراه با متن کم
• وجود غلط‌های املایی یا خطاهای نگارشی در متن ایمیل

پیکربندی DNS

عدم پیاده سازی پروتکل های تایید اعتبار ایمیل ها مانند SPF، DKIM و DMARC نیز یک علامت هشدار برای ارائه دهندگان ایمیل (ESP) است. این پروتکل ها مانند شناسه های دیجیتال عمل می‌کنند و با تایید اعتبار شما، از جعل هویت توسط اسپمرها جلوگیری می‌کنند.

نظارت و بهینه سازی

نظارت نکردن منظم بر معیار های ورود موفق ایمیل مانند نرخ اسپم، نرخ باز شدن و نرخ کلیک نیز غیر قابل قبول است. این داده ها می‌توانند به شما در شناسایی مواردی که می‌توانید بهبود دهید، کانند تنظیمات محتوا، پاکسازی لیست یا بهنه سازی های فنی کمک کنند.

بهترین روش های جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ها

ایمیل مارکتینگ یکی از قدرتمندترین روش‌ها برای ارتباط با مشتریان و جذب ترافیک به وب‌سایت است. اما موفقیت در این زمینه تنها با ارسال ایمیل‌های جذاب محقق نمی‌شود؛ بلکه نیاز به یک لیست ایمیل باکیفیت و مدیریت‌ شده دارد.

در ادامه راه هایی ارائه شده است که نشان می‌دهد چگونه می‌توان لیست ایمیل خود را به‌طور مؤثر مدیریت کرد تا ایمیل‌ها به صندوق ورودی مشتریان برسد و اعتبار به‌عنوان یک فرستنده حرفه‌ای تقویت شود.

عضویت (Opt-in)

روشی که برای جمع آوری ایمیل ها و ایجاد لیست مشترکین خود استفاده می‌کنید تاثیر قابل توجهی بر موفقیت شما دارد. اگر از روش های فریبنده برای به دست آوردن آدرس ایمیل استفاده کنید و سپس برای آن ها پیام های ناخواسته ارسال کنید، به احتمال زیاد آن ها از دریافت ایمیل های شما ناراضی خواهند شد. هرچه این نارضایتی های بیشتر باشد، احتمال اینکه ایمیل های شما را به عنوان اسپم علامت گذاری کنند، بیشتر می‌شود.

برای ایجاد یک لیست با کیفیت، اطمینان حاصل کنید که از فرم عضویت (Opt-in) استفاده می‌کنید که به طور واضح به کاربران اطلاع می‌دهد که با موافقت کردن یا زدن یک کادر یا مکانیزم مشابه، ایمیل هایی از شما دیافت خواهند کرد. شفاف باشید و سعی نکنید با فریب کاربران آدرس ایمیل های آنان را جمع آور کنید.

لغو عضویت (Unsubscribe)

لغو عضویت را برای مشترکین خود آسان کنید. سعی نکنید لینک لغو عضویت را به رنگ خاکستری در پایین قالب ایمیل خود پنهان کنید. کاربرانی که قادر به لغو عضویت نیستند، ممکن است ایمیل های شما را به عنوان اسپم علامت گذاری کنند و به شهرت و اعتبار شما آسیب برساند.

برای تشویق سازمان ها به داشتن بهترین شیوه ها در این زمینه، گوگل و یاهو اخیرا الزام کرده‌اند که دکمه لغو عضویت به کاربران به صورت مستقیم در هدر ایمیل نمایش داده شود.

پاکسازی لیست‌های شما

می‌توانید از ابزارهای شخص ثالث برای شناسایی و حذف ایمیل‌های غیرفعال یا حساب‌های مسدود شده استفاده کنید. این نوع ایمیل‌ها منجر به بازگشت‌های سخت (Hard Bounce) می‌شوند که می‌تواند به اعتبار شما به‌عنوان فرستنده آسیب جدی وارد کند.

سیاست پایان عضویت (Sunset Policy)

اگر گروهی از مشترکین برای مدت طولانی هیچ تعاملی با ایمیل‌های شما نداشته‌اند (مانند باز نکردن ایمیل‌ها)، بهتر است ایمیلی برای آن‌ها ارسال کنید و با لحنی صمیمانه بپرسید که آیا همچنان علاقه‌مند به دریافت ایمیل‌های شما هستند یا خیر. ایمیل‌هایی که پاسخی دریافت نمی‌کنند، اغلب با خطر علامت‌گذاری به‌عنوان اسپم مواجه می‌شوند، که این نه‌تنها به اعتبار فرستنده شما آسیب می‌زند، بلکه تجربه نهایی نامطلوبی از برند شما برای کاربر به جا می‌گذارد.

برای مدیریت این وضعیت، پیشنهاد می‌کنیم با احترام و دوستانه از مشترکان خود سؤال کنید. اگر علاقه‌ای به ادامه دریافت ایمیل‌ها ندارند، اجازه دهید بدون دردسر از لیست شما خارج شوند و این جدایی را به تجربه‌ای مثبت تبدیل کنید.

محتوا

یکی از مهم ترین عناصری که منجر به موفقیت هر کمپین ایمیل می‌شود، محتوای جذاب و مرتبط است. از آنجا که زمان مخاطبان بسیار ارزشمند است، باید مطمعن شوید که محتوای ارسالی شما نه تنها با کیفیت است، بلکه نیاز ها و علایق پاسخ می‌دهد.

قبل از اینکه ایمیلی را ارسال کنید این سوال ها را از خودتان بپرسید:

• آیا محتوای ایمیل برای مخاطب هدف، مرتبط و هیجان‌انگیز است؟
• آیا متن ایمیل روان، سر راست و خوش‌خوان نوشته شده است؟
• آیا طراحی ایمیل زیبا و کاربرپسند است؟
• آیا از کلمات یا عباراتی که ممکن است فیلتر اسپم را فعال کنند، اجتناب کرده‌اید؟
• آیا اگر خودتان مخاطب بودید، از دریافت این ایمیل لذت می‌بردید؟

تنظیمات زیر ساخت

یکی از جنبه های مهم برای اطمینان از رسیدن پیام ها به صندوق ورودی ایمیل تنظیم زیر ساخت ها و تایید اعتبار آن هاست. این موضوع اغلب نادیده گرفته می‌شود ولی یکی از ساده ترین روش ها برای افزایش قابلیت تحویل ایمیل به صندوق ورودی و جلوگیری از اسپم نشدن ایمیل ها است.

لیست ارسال کنندگان مجاز(SPF)

SPF یا چارچوب سیاست فرستنده مانند یک لیست سفید برای دامنه عمل می‌کند. این رکورد، آدرس IP یا دامنه هایی را که اجازه ارسال ایمیل را از طرف شما را دارند، مشخص می‌کند و در رکورد های TXT مدیریت DNS شما قرار می‌گیرند.

امضای دیجیتال (DKIM)

DKIM یا ایمیل شناسایی شده توسط دامنه، به ایمیل های شما یک امضای دیجیتال اضافه می‌کند که اعتبار آن ها را تایید می‌کند. این امضا نشان می‌دهد ایمیل از سوی فرستنده ای معتبر ارسال شده و در مسیر ارسال دستکاری نشده است. هر ابزار ایمیل مارکتینگ یا سروی شخص ثالثی که از دامنه شما استفاده می‌کند، معمولا به کلید و رکورد DKIM خاص خود نیاز دارد.

سیاست محافظتی دامنه (DMARC)

DMARC یا تأیید پیام، گزارش و انطباق مبتنی بر دامنه، به شما این اجازه را می‌دهد تا سیاستی تعریف کنید تا از دامنه در برابر حملات فیشینگ و جعل ایمیل محافظت کنید. این سیاست به سرور های گیرنده اعلام می‌کند که اگر ایمیل های دریافتی از شما در SPF یا DKIM تایید نشدند، چه اقدامی انجام دهند.

نمایش هویت برند (BIMI)

BIMI یا نشان هویت برند به شما اجازه می‌دهد لوگوی برندتان را در کنار ایمیل ارسالی نمایش دهید. این قابلیت نه تنها اعتماد کاربران را افزایش می‌دهد، بلکه به بهبود نرخ باز شدن ایمیل ها و جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ها نیز کمک می‌کند.

جمع بندی

رسیدن درست ایمیل به صندوق پستی و جلوگیری از اسپم شدن ایمیل یک فرآیند مداول و پر چالش است، اما نتیجه آن ارزش این تلاش ها را دارد. بسیاری از کسب و کار ها زمان زیادی را صرف تولید محتوا و طراحی کمپین های جذاب می‌کنند، اما اگر این ایمیل ها به صندوق ورودی مشتریان نرسد، تمام این تلاش ها بی‌فایده خواهد بود.

درک اصول تحویل‌پذیری، مدیریت صحیح لیست ایمیل و رعایت بهترین شیوه‌ها، می‌تواند تفاوت چشمگیری در موفقیت کمپین‌های ایمیلی شما ایجاد کند. امیدواریم پس از مطالعه این مقاله، اهمیت این موضوع را بیشتر درک کرده و آماده باشید تا ایمیل‌های خود را با موفقیت به دست مشتریان برسانید و از اسپم شدن ایمیل ها جلوگیری کنید.