OpenProject چیست؟ ابزار متن‌باز برای مدیریت پروژه

فرض کنید قرار است نسخه جدید سایت را منتشر کنید؛ طراحی صفحه هنوز تمام نشده، تیم توسعه منتظر محتواست و مشخص نیست کدام کار باید زودتر انجام شود. وقتی اطلاعات پروژه میان پیام‌ها و فایل‌های مختلف پخش باشد، پیگیری همین چند کار هم وقت‌گیر می‌شود.

OpenProject کمک می‌کند کارها، مسئول هر بخش و زمان‌بندی پروژه را در یک محیط مشترک نگه دارید تا اعضای تیم بدانند چه کاری باقی مانده و مرحله بعد چیست.

در ادامه می‌خوانیم:

• OpenProject چیست؟
• OpenProject چگونه کار می‌کند؟
• مهم‌ترین قابلیت‌های OpenProject
• OpenProject چه تفاوتی با مدیریت پروژه در اکسل دارد؟
• حریم خصوصی در OpenProject چگونه است؟
• محدودیت‌های OpenProject چیست؟
• راه‌اندازی OpenProject در لیارا
• OpenProject برای چه کاربردهایی مناسب است؟
• OpenProject برای چه تیم‌هایی مناسب است؟
• جمع‌بندی
• سوالات متداول

OpenProject چیست؟

OpenProject یک نرم‌افزار متن‌باز برای مدیریت پروژه و همکاری تیمی است. می‌توانید کارهای یک پروژه را در آن تعریف کنید، مسئول انجام هرکدام را مشخص کنید و وضعیت و زمان تحویل آن‌ها را ببینید. این نرم‌افزار تحت وب است و اعضای تیم از طریق مرورگر به محیط مشترک پروژه دسترسی دارند.

برای مثال، اگر روی طراحی یک وب‌سایت کار می‌کنید، می‌توانید طراحی صفحات، آماده‌سازی محتوا، توسعه و تست را در یک پروژه قرار دهید. هر عضو کارهای مربوط به خودش را می‌بیند و مدیر پروژه نیز می‌تواند بررسی کند چه چیزی آماده شده و کدام بخش هنوز به پیگیری نیاز دارد.

OpenProject ابزارهایی مانند فهرست وظایف، برد، نمودار، ثبت زمان را در کنار هم قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید آن را روی سرور انتخابی خودتان نصب کنید؛ روشی که به آن خودمیزبانی یا Self-hosting می‌گویند. نسخه Community رایگان است و برخی امکانات و خدمات بیشتر در نسخه Enterprise ارائه می‌شوند.

با OpenProject لیارا وظایف، زمان‌بندی و مستندات تیم را در یک محیط مشترک مدیریت کنید.
✅ self-host✅ مشاهده لاگ‌ها و مصرف منابع✅ امکان تغییر منابع
خرید و راه‌اندازی OpenProject

OpenProject چگونه کار می‌ کند؟

کار با OpenProject از ساخت یک پروژه شروع می‌شود. بعد از آن، اعضا و فعالیت‌ها را مشخص می‌کنید و اطلاعات مربوط به اجرا را به‌مرور به‌روز نگه می‌دارید. برای شروع، می‌توانید فقط از بخش‌هایی استفاده کنید که به کار تیم شما مربوط‌اند و با گسترش نیازها، ماژول‌های دیگر را هم فعال کنید.

ساخت پروژه و اضافه‌ کردن اعضا

ابتدا یک پروژه با هدف مشخص می‌سازید؛ مثلا “انتشار نسخه جدید سایت” یا “اجرای کمپین پاییز”. سپس اعضای تیم را اضافه می‌کنید و نقش آن‌ها را تعیین می‌کنید تا مشخص شود چه کسی می‌تواند کارها را مدیریت کند و چه کسانی اجازه مشاهده یا ویرایش اطلاعات را دارند. توضیحات پروژه نیز جای مناسبی برای ثبت هدف، محدوده کار و اطلاعاتی است که همه اعضا باید بدانند.

ثبت و تقسیم کارها

فعالیت‌های پروژه در قالب بسته‌های کاری (Work Packages) ثبت می‌شوند. یک بسته کاری می‌تواند وظیفه، خطا، قابلیت جدید، مرحله یا نقطه عطف باشد و اطلاعاتی مانند توضیحات، مسئول، وضعیت، اولویت و موعد تحویل داشته باشد. برای نمونه، “اصلاح فرم ثبت‌نام در موبایل” یک کار مشخص است که می‌توان آن را به توسعه‌دهنده سپرد و نتیجه‌اش را بررسی کرد. کارهای بزرگ‌تر را هم می‌توان به زیرکارهای کوچک‌تر تقسیم کرد تا پیگیری آن‌ها ساده‌تر شود.

پیگیری وضعیت و زمان‌ بندی

بعد از ثبت کارها، اعضای تیم وضعیت آن‌ها را به‌روزرسانی می‌کنند و توضیحات یا فایل‌های لازم را کنار همان کار قرار می‌دهند. می‌توانید فعالیت‌ها را به شکل فهرست، کارت‌های روی برد یا روی خط زمانی گانت ببینید. برای مثال، اگر انتشار یک صفحه به پایان طراحی و آماده‌شدن محتوا وابسته باشد، این رابطه در برنامه پروژه مشخص می‌شود. با این روش، هنگام بررسی وضعیت پروژه، اطلاعات و گفتگوهای هر کار در دسترس‌اند.

مهم‌ترین قابلیت‌ های OpenProject

OpenProject امکانات مختلفی برای برنامه‌ریزی و پیگیری کارها دارد. مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• مدیریت وظایف: برای هر کار می‌توانید توضیحات، مسئول، اولویت، وضعیت و تاریخ تحویل مشخص کنید و کارهای بزرگ را به زیرکار تقسیم کنید.
• نمودار گانت: زمان‌بندی فعالیت‌ها، مراحل و روابط تقدم و تاخر را روی یک محور زمانی نمایش می‌دهد.
• بردهای کاری: کارها را به شکل کارت و ستون نمایش می‌دهند تا مرور و مرتب‌کردن فعالیت‌ها ساده‌تر شود.
• بک‌لاگ و اسپرینت: تیم‌های چابک می‌توانند کارهای منتظر اجرا را اولویت‌بندی کنند و بخشی از آن‌ها را برای یک اسپرینت انتخاب کنند.
• ثبت زمان و هزینه: امکان ثبت زمان صرف‌شده برای کارها و پیگیری هزینه‌ها و بودجه پروژه وجود دارد.
• مستندسازی و همکاری: نظرها، فایل‌های پیوست و ویکی داخلی کمک می‌کنند اطلاعات مرتبط با کارها و راهنماهای پروژه در یک محیط مشترک نگهداری شوند.
• نقش‌ها و دسترسی‌ها: می‌توانید مشخص کنید هر عضو چه اطلاعاتی را ببیند و چه تغییراتی انجام دهد.
• گردش کار: مسیر تغییر وضعیت کارها را می‌توان متناسب با نقش اعضا و فرایند تیم تنظیم کرد.
• گزارش‌گیری و فیلترها: می‌توانید کارها و اطلاعات زمان و هزینه را براساس نیاز خود فیلتر و گروه‌بندی کنید.
• API: تیم فنی می‌تواند از API برای اتصال نرم‌افزارهای دیگر و خودکارکردن بخشی از عملیات استفاده کند.

OpenProject چه تفاوتی با مدیریت پروژه در اکسل دارد؟

اکسل برای ساخت یک فهرست ساده از کارها، ثبت تاریخ‌ها و انجام محاسبات انعطاف زیادی دارد. اما وقتی چند نفر روی فعالیت‌های وابسته کار می‌کنند، علاوه بر جدول به روشی برای مدیریت مسئولیت‌ها، گفتگوها و تغییر وضعیت‌ها نیاز دارید. OpenProject این بخش‌ها را در ساختار خود نرم‌افزار به هم متصل می‌کند.

جدول زیر، یک فایل اکسل ساده با ساختار دستی را با امکانات داخلی OpenProject مقایسه می‌کند. امکانات نسخه‌های مختلف اکسل و ابزارهای متصل به آن می‌توانند متفاوت باشند.

موضوع	فایل اکسل ساده	OpenProject
تعریف کارها	سطرها و ستون‌هایی که خودتان طراحی می‌کنید	بسته کاری با توضیحات، مسئول، وضعیت و تاریخ‌ها
ارتباط میان فعالیت‌ها	نیازمند تعریف و نگهداری ساختار مناسب در فایل	روابط میان کارها و نمایش آن‌ها در گانت
نمایش روی برد	نیازمند طراحی یا استفاده از ابزار مکمل	بردهای کاری داخل نرم‌افزار
گفتگو درباره هر کار	وابسته به امکانات فایل و شیوه اشتراک‌گذاری	ثبت نظر و پیوست در کنار همان کار
ثبت زمان و هزینه	نیازمند طراحی جدول‌ها و محاسبات	ماژول‌های ثبت زمان، هزینه و گزارش‌گیری
دسترسی اعضا	وابسته به نسخه و روش اشتراک‌گذاری فایل	نقش‌ها و مجوزهای قابل تنظیم در پروژه

اگر فقط چند کار مشخص را پیگیری می‌کنید، یک فایل ساده می‌تواند کافی باشد. OpenProject زمانی کاربرد بیشتری پیدا می‌کند که لازم است کارها به افراد مختلف سپرده شوند، ارتباط آن‌ها مشخص باشد و اعضا مرتب درباره اجرا اطلاعات تازه ثبت کنند.

حریم خصوصی در OpenProject چگونه است؟

اگر OpenProject را به صورت Self-hosted اجرا کنید، اطلاعات پروژه روی زیرساختی قرار می‌گیرد که خودتان انتخاب می‌کنید. این اطلاعات می‌تواند شامل وظایف، گفتگوها، مستندات و فایل‌های پیوست باشد. به همین دلیل، درباره محل نگهداری داده‌ها و نحوه دسترسی به سرویس اختیار بیشتری دارید.

در خود OpenProject نیز می‌توانید عضویت پروژه و مجوزهای نقش‌ها را تنظیم کنید تا دسترسی افراد با مسئولیت آن‌ها هماهنگ باشد. برای نمونه، فردی که فقط باید گزارش پروژه را ببیند، لزوما به مجوز ویرایش کارها نیاز ندارد.

این اختیار بیشتر، مسئولیت نگهداری هم دارد. به‌روزرسانی برنامه، محافظت از حساب‌ها و تهیه نسخه پشتیبان از دیتابیس و فایل‌های پیوست باید در برنامه نگهداری سرویس قرار بگیرند. هنگام استفاده از یک میزبان، بهتر است مشخص باشد کدام بخش از این مسئولیت‌ها را ارائه‌دهنده انجام می‌دهد و کدام بخش با شماست.

محدودیت‌ های OpenProject چیست؟

OpenProject امکانات متعددی دارد، اما برای استفاده مفید از آن باید فرایند کار تیم تا حدی مشخص باشد. تنظیم نقش‌ها، انتخاب وضعیت‌ها و آموزش اعضا زمان می‌برد؛ به‌ویژه اگر تیم قبلا فقط با پیام‌رسان یا یک فهرست ساده کار می‌کرده است.

همچنین همه قابلیت‌ها در نسخه رایگان قرار ندارند. نسخه Community امکانات اصلی مدیریت پروژه را ارائه می‌دهد، اما قابلیت‌هایی مانند Team Planner، برخی دکمه‌های سفارشی برای اجرای عملیات و خروجی PDF نمودار گانت به اشتراک Enterprise وابسته‌اند. پیش از انتخاب، امکانات مورد نیازتان را با نسخه و پلن مورد نظر تطبیق دهید.

مورد دیگر، به‌روزبودن اطلاعات است. اگر اعضا تغییر وضعیت‌ها و مانع‌های کار را ثبت نکنند، نرم‌افزار هم نمی‌تواند تصویر دقیقی از پروژه نشان دهد. مثلا زمان صرف‌شده برای یک فعالیت، به‌تنهایی مشخص نمی‌کند آن فعالیت چقدر پیش رفته یا چه زمانی تمام می‌شود.

راه‌ اندازی OpenProject در لیارا

اگر نمی‌خواهید OpenProject را به صورت دستی روی سرور نصب کنید، می‌توانید از برنامه آماده آن در لیارا استفاده کنید. در این روش، مراحل اصلی آماده‌سازی محیط اجرا از قبل انجام شده‌اند و می‌توانید زودتر سراغ ساخت پروژه‌ها و تنظیم روش کار تیم بروید.

برای شروع، وارد کنسول لیارا شوید، حساب شخصی یا تیم مورد نظر را انتخاب کنید و از بخش “برنامه‌های آماده“، OpenProject را باز کنید. سپس با انتخاب نصب سریع یا پیشرفته و واردکردن اطلاعات لازم، برنامه را ایجاد کنید. پس از استقرار، وضعیت اجرا از بخش رویدادها و لاگ‌ها قابل بررسی است.

OpenProject در لیارا به شکل کانتینر Docker اجرا می‌شود و از پنل لیارا می‌توانید مصرف منابع و لاگ‌های سرویس را ببینید. امکان افزایش یا کاهش منابع و محاسبه ساعتی هزینه نیز وجود دارد تا منابع سرویس را متناسب با نیاز تیم انتخاب کنید. امکانات نسخه OpenProject و اشتراک احتمالی Enterprise، موضوعی جدا از هزینه میزبانی هستند.

این روش برای تیم‌هایی کاربرد دارد که می‌خواهند از نرم‌افزار استفاده کنند و ترجیح می‌دهند مراحل نصب دستی و آماده‌سازی اولیه سرور را انجام ندهند. اگر از قبل زیرساخت و تیم نگهداری دارید، می‌توانید نسخه متن‌باز را روی همان محیط نصب کنید.

OpenProject چه کاربردهایی دارد؟

OpenProject زمانی بیشتر به کار می‌آید که چند فعالیت به هم وابسته‌اند و افراد مختلف باید درباره وضعیت آن‌ها اطلاعات مشترک داشته باشند. نمونه‌های زیر نشان می‌دهند چگونه می‌توان از آن در پروژه‌های روزمره استفاده کرد.

توسعه و انتشار نرم‌افزار

تیم توسعه می‌تواند قابلیت‌های جدید، خطاها، تست‌ها و کارهای انتشار را در OpenProject ثبت کند. کارهای نسخه بعد اولویت‌بندی می‌شوند و اعضا می‌توانند ببینند چه چیزی آماده شده و چه مواردی هنوز به اجرا یا بررسی نیاز دارند. برای تیم‌های چابک، بک‌لاگ و اسپرینت نیز به سازمان‌دهی همین فعالیت‌ها کمک می‌کنند.

اجرای کمپین‌ های بازاریابی

در یک کمپین، طراحی لندینگ، تولید محتوا، آماده‌سازی تبلیغات و بررسی نتیجه، فعالیت‌های جدا اما مرتبط‌اند. می‌توانید مسئول و موعد تحویل هر بخش را مشخص کنید و وابستگی‌ها را هم در نظر بگیرید؛ مثلا تبلیغ زمانی منتشر شود که صفحه مقصد آماده و بررسی شده باشد. با ثبت توضیحات و فایل‌ها کنار کارها، هماهنگی میان تیم محتوا، طراحی و اجرا ساده‌تر می‌شود.

پیگیری پروژه‌ های داخلی سازمان

فعالیت‌هایی مانند راه‌اندازی سامانه داخلی، انتقال یک سرویس یا تدوین مستندات، به تقسیم مسئولیت و برنامه زمانی نیاز دارند. در OpenProject می‌توان مراحل این کارها را مشخص کرد و تصمیم‌ها و اطلاعات مربوط به آن‌ها را نیز در همان پروژه نگه داشت. این ساختار به‌ویژه زمانی مفید است که اجرای پروژه میان چند واحد سازمانی تقسیم شده باشد.

مدیریت پروژه‌ های مشتریان

تیم‌هایی که هم‌زمان برای چند مشتری کار می‌کنند، می‌توانند پروژه‌ها را جدا نگه دارند و موعدهای تحویل را در نماهای بین‌پروژه‌ای بررسی کنند. ثبت زمان نیز کمک می‌کند مشخص شود هر پروژه چه مقدار از وقت تیم را مصرف کرده است. دسترسی اعضا و اطلاعات قابل مشاهده باید متناسب با ساختار هر پروژه تنظیم شوند.

OpenProject برای چه تیم‌ هایی مناسب است؟

OpenProject بیشتر برای تیم‌هایی مناسب است که به پیگیری منظم کارها، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی نیاز دارند. اگر اطلاعات پروژه بین چند ابزار پخش شده و بخش زیادی از وقت اعضا صرف پرسیدن وضعیت کارها می‌شود، استفاده از یک محیط مشترک می‌تواند مفید باشد.

این ابزار بیشتر برای این گروه‌ها کاربرد دارد:

• تیم‌های توسعه نرم‌افزار که قابلیت‌ها، خطاها و انتشار نسخه‌ها را پیگیری می‌کنند.
• تیم‌های بازاریابی و محتوا که چند فعالیت مرتبط را برای یک خروجی مشترک انجام می‌دهند.
• سازمان‌هایی که پروژه‌های داخلی با مشارکت چند واحد دارند.
• شرکت‌های خدماتی که باید زمان و فعالیت‌های پروژه‌های مشتریان را ثبت کنند.
• تیم‌هایی که روش‌های چابک و برنامه‌ریزی مرحله‌ای را در کنار هم به کار می‌برند.
• مجموعه‌هایی که می‌خواهند نرم‌افزار مدیریت پروژه را روی زیرساخت انتخابی خودشان اجرا کنند.

اگر فقط یک فهرست کوتاه از کارهای شخصی دارید و به وابستگی فعالیت‌ها، نقش‌ها یا گزارش‌گیری نیاز ندارید، یک ابزار ساده‌تر هم می‌تواند نیازتان را برطرف کند.

Vikunja چیست؟ مدیریت وظایف برای تیم‌ها و افراد
Vikunja چیست؟

جمع‌ بندی

برای اینکه OpenProject به مدیریت پروژه کمک کند، بهتر است از ابتدا درباره چند موضوع توافق داشته باشید: هر کار چه خروجی‌ای دارد، مسئول آن کیست و چه زمانی باید وضعیتش به‌روز شود. بدون این توافق‌ها، ممکن است بعد از مدتی با فهرستی از کارهای قدیمی روبه‌رو شوید که وضعیت واقعی پروژه را نشان نمی‌دهد.

با یک پروژه مشخص، چند وضعیت روشن و تعداد محدودی ماژول شروع کنید. بعد از مدتی بررسی کنید آیا پیدا کردن اطلاعات و هماهنگی اعضا ساده‌تر شده است یا نه؛ سپس بخش‌های دیگر را متناسب با نیاز تیم اضافه کنید. با این روش، OpenProject به ابزار روزمره کار تیم تبدیل می‌شود و اطلاعات ثبت‌شده در آن برای تصمیم‌گیری قابل استفاده می‌مانند.

سوالات متداول

آیا OpenProject رایگان است؟

نسخه Community رایگان است و برای تعداد کاربران و پروژه‌ها محدودیت لایسنسی ندارد. هزینه سرور و نگهداری جداست و امکانات Enterprise نیز به اشتراک مربوط نیاز دارند.

آیا برای استفاده از OpenProject باید برنامه‌ نویسی بلد باشیم؟

برای تعریف پروژه، ثبت کار و استفاده روزمره، دانش برنامه‌نویسی لازم نیست. نصب و نگهداری شخصی نرم‌افزار یا ساخت اتصال سفارشی به ابزارهای دیگر، به دانش فنی نیاز دارد.

آیا OpenProject برای Scrum و پروژه‌های مرحله‌ ای قابل استفاده است؟

بله. بک‌لاگ و اسپرینت برای کار چابک در دسترس‌اند و گانت و روابط میان فعالیت‌ها نیز برای برنامه‌ریزی مرحله‌ای کاربرد دارند. انتخاب ماژول‌ها به روش کار تیم بستگی دارد.

آیا جابه‌ جایی کارت روی برد، وضعیت کار را تغییر می‌ دهد؟

به نوع برد بستگی دارد. در برد ساده، جابه‌جایی کارت به‌تنهایی وضعیت را تغییر نمی‌دهد؛ در برد عملیاتی متصل به وضعیت، انتقال کارت میان ستون‌ها می‌تواند وضعیت همان کار را به‌روزرسانی کند.

آیا راه‌ اندازی OpenProject روی لیارا، امکانات Enterprise را فعال می‌ کند؟

هزینه میزبانی با اشتراک Enterprise متفاوت است. برای استفاده از امکانات پولی باید اشتراک معتبر مربوط به آن‌ها را داشته باشید؛ نصب روی یک میزبان به‌خودی‌خود این امکانات را فعال نمی‌کند.