ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی یا ایمیل کاری، یک نوع ایمیل است که به نام یک سازمان یا شرکت و با استفاده از دامنه اختصاصی آن سازمان ارسال و دریافت می‌شود. فهرست عناوین این مقاله، به شرح زیر است:

• نحوه عملکرد ایمیل سازمانی
• مزایای ایمیل سازمانی
• آموزش ساخت و راه اندازی ایمیل سازمانی
• بهترین سرویس‌های ارائه دهنده ایمیل سازمانی
• هاست ایمیل سازمانی ایرانی
• نحوه اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل

نحوه عملکرد ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی عمدتاً بر اساس پروتکل‌های استاندارد ارسال و دریافت ایمیل کار می‌کند. این پروتکل‌ها شامل POP3 (پروتکل دسترسی به ایمیل) و IMAP (پروتکل ارسال و دریافت ایمیل اینترنتی) هستند. عملکرد یک ایمیل سازمانی، می‌تواند به شرح زیر باشد:

1. ارسال ایمیل: ارسال ایمیل توسط فرد یا کاربر از طریق برنامه ایمیل خود (مثلاً Outlook، Thunderbird، Gmail و غیره) انجام می‌شود.
2. ارسال به سرور ایمیل: ایمیل ارسال شده به سرور ایمیل سازمانی ارسال می‌شود. این سرورها باید به یک دامنه خاص (مثلاً yourcompany.com) وصل شده باشند.
3. ترجمه دامنه: DNS (سیستم نام دامنه) از طریق دستورات MX (رکوردهای پستی)، دامنه ایمیل را به IP آدرس سرور ایمیل سازمانی ترجمه می‌کند.
4. دریافت ایمیل: چنانچه گیرنده در داخل همان سرور است، ایمیل به آن تحویل داده می‌شود. در غیر این صورت، با استفاده از پروتکل‌های استاندارد مانند SMTP ارسال می‌شود.
5. دریافت توسط گیرنده: گیرنده با استفاده از برنامه ایمیل خود اقدام به دریافت ایمیل می‌کند. این ایمیل می‌تواند توسط پروتکل‌های POP3 یا IMAP از سرور دریافت شود.
6. ذخیره سازی: ایمیل‌های دریافت شده در صندوق پستی الکترونیکی گیرنده ذخیره می‌شوند.
7. مدیریت ایمیل: کاربران می‌توانند با استفاده از برنامه‌های ایمیل خود ایمیل‌ها را مشاهده کنند، پاسخ دهند، فوروارد کنند یا حتی حذف کنند.
8. استفاده از امکانات توسعه‌یافته: بسیاری از سرویس‌های ایمیل سازمانی امکاناتی مانند تقویم‌های اشتراکی، اشتراک‌گذاری اسناد و کنترل‌های امنیتی پیشرفته را ارائه می‌دهند.

مزایای ایمیل سازمانی

ایمیل سازمانی مزایای بسیار زیادی برای سازمان‌ها و تیم‌های کاری کوچک و بزرگ دارد. در زیر به برخی از مهمترین مزایای استفاده از ایمیل سازمانی اشاره می‌کنیم:

1. افزایش اعتبار: استفاده از ایمیل سازمانی با داشتن دامنه‌ی اختصاصی به نام شرکت، ارتباطات سازمانی را حرفه‌ای‌تر و معتبرتر نشان می‌دهد.
2. افزایش اعتماد: دریافت ایمیل از یک دامنه اختصاصی (مانند yourname@yourcompany.com) می‌تواند به افزایش اعتماد و قابلیت اطمینان کاربران کمک کند.
3. امنیت بیشتر: اکثر سرویس‌های ایمیل سازمانی امکانات امنیتی پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از حریم خصوصی و امنیت اطلاعات خود محافظت کنند.
4. مدیریت کارکنان: مدیران سازمان می‌توانند کنترل بیشتری بر روی ایمیل‌ها و حساب‌های کاربری کارکنان داشته باشند. مثلاً در صورت لزوم، مدیر می‌تواند به حساب ایمیل کارمند دسترسی پیدا کند.
5. پشتیبانی فنی: اغلب سرویس‌های ایمیل سازمانی ارائه دهنده پشتیبانی فنی متخصص هستند که به مسائل و مشکلات مربوط به سرویس ایمیل کمک می‌کنند.
6. تبلیغات و برندینگ: استفاده از ایمیل‌های سازمانی به عنوان یک ابزار برندینگ مؤثر می‌تواند کمک کند تا نام و شناخت سازمان در میان مشتریان و همکاران بهبود یابد و در نهایت شرکت، بهتر دیده شود.
7. امکانات توسعه‌یافته: بسیاری از سرویس‌های ایمیل سازمانی امکاناتی مانند تقویم‌های اشتراکی، اشتراک‌گذاری اسناد و کنترل‌های امنیتی پیشرفته را ارائه می‌دهند.
8. مدیریت بهینه‌تر: ایمیل‌های سازمانی معمولاً دارای امکانات مدیریت کارکنان، تخصیص دسترسی‌ها و کنترل‌های مربوط به امنیت هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای داخلی را بهبود بخشند.

آموزش ساخت و راه‌اندازی ایمیل سازمانی

ساخت و راه‌اندازی ایمیل سازمانی نیازمند چند مرحله است:

مرحله اول: تصمیم‌گیری در مورد نام دامنه

ابتدا نیاز دارید تا یک نام دامنه انتخاب کنید. این نام دامنه باید با نام شرکت یا سازمان شما مرتبط باشد. پس از انتخاب نام دامنه،کافیست که آن را ثبت کنید. می‌توانید این کار را از طریق شرکت‌های ثبت دامنه مثل nic.ir انجام دهید.

مرحله دوم: انتخاب سرویس ایمیل سازمانی

در این مرحله باید یک ارائه‌دهنده سرویس ایمیل سازمانی انتخاب کنید و امور مربوط به ثبت‌نام و ایجاد حساب در آن را انجام دهید. برخی از ارائه‌دهندگان معروف در جهان عبارتند از Google Workspace، Microsoft 365، Zoho Mail و…

مرحله سوم: تنظیم DNS برای ایمیل سازمانی

این مرحله، شاید مهم‌ترین مرحله راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی باشد. در این مرحله، باید رکوردهای DNS مرتبط با سرویس ایمیل خود را (مثل MX Record) در لیست DNSهای ثبت‌شده دامنه‌تان، اضافه کنید تا ایمیل سازمانی شما به درستی کار کند.

مرحله چهارم: استفاده از ایمیل سازمانی

پس از انجام مراحل فوق، ظاهراً تمام کارهای لازمه انجام شده و شما می‌توانید از ایمیل سازمانی خود، استفاده کنید. مطمئن شوید که در هر مرحله، با دقت و با استفاده از اطلاعات صحیح، کار به جلو می‌رود. همچنین، از تنظیمات امنیتی مرتبط با حساب کاربری و ایمیل‌های سازمانی‌تان به خوبی آگاه باشید.

بهترین سرویس‌های ارائه دهنده ایمیل سازمانی

سرویس‌های زیادی وجود دارند که قابلیت ایمیل سازمانی را برای کاربران خود فراهم می‌کنند. در ادامه به معرفی چندتا از معروف‌ترین ارائه دهندگان ایمیل‌سازمانی می‌پردازیم:

1. Google Workspace
2. Microsoft 365
3. Zoho Mail
4. ProtonMail for Business
5. Amazon WorkMail
6. FastMail for Business
7. Rackspace Email
8. IceWarp
9. Mailcheap
10. Zimbra

هاست ایمیل سازمانی ایرانی

سرویس ایمیل لیارا

شما می‌توانید با استفاده از سرویس ایمیل لیارا، به سادگی چند کلیک، ایمیل سازمانی خود را ایجاد کنید. همچنین می‌توانید تا سقف 100 ایمیل در هر ماه، ایمیل تراکنشی رایگان به کاربران، ارسال کنید. با استفاده از سرویس ایمیل لیارا، شما قادر خواهید بود که برنامه‌های خود را به ایمیل سازمانی مجهز کنید و نشانی‌های مختلف برای سرویس ایمیل خود بسازید. همچنین می‌توانید از مستندات و ویدیوهای آموزشی لیارا، برای استفاده هرچی بهتر، بهره ببرید.

هم‌اکنون شروع کنید: سرویس ایمیل لیارا

نحوه اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل

برای اتصال ایمیل سازمانی به جیمیل (Gmail)، می‌توانید از قابلیت “بازارسال ایمیل” (Email Forwarding) استفاده کنید تا ایمیل‌های ارسال شده به ایمیل سازمانی شما، به جیمیل هدایت شوند.

همچنین بخوانید: DNS چیست؟ و هاست ابری چیست؟