چگونه یک تیم را از راه دور مدیریت کنیم؟

امروزه استخدام شرکت‌های نرم‌افزاری به صورت از راه دور برای انجام پروژه‌های IT، مورد عجیبی نیست. طبق تحقیق‌های انجام شده، برون‌سپاری بازارهای جهانی در سال ۲۰۱۹ بیش از ۹۲.۵ میلیارد دلار ارزش‌گذاری شده است. اگر این واقعیت را در نظر بگیرید که انتظار می‌رود هزینه‌های خدمات IT در سال ۲۰۲۰ به حدود ۱.۱ تریلیون دلار برسد، می‌توانید متوجه شوید که تقاضا برای توسعه نرم‌افزار‌های برون‌سپاری شده روزبه‌روز در حال رشد است. اگر بخواهیم معنای برون‌سپاری را بیشتر متوجه شویم، باید بگویم که برون‌سپاری به این معنی است که شرکت‌ها به طور موثر قابلیت تولید خود را بدون نیاز به سرمایه‌گذاری بر خود افزایش می‌دهند. با این اتفاق نه تنها مشتریان بلکه مدیران پروژه با مسئله چگونگی مدیریت تیم از راه دور مواجه می‌شوند. خوشبختانه به کمک ابزارهای کار از راه دور می‌توانید مدیریتی بی عیب و نقص را تجربه کنید.

چالش‌ها

دلایل اصلی که می‌توان برای برون‌سپاری پروژه‌‌ها در نظر داشته باشید، عبارتند از:

1. کاهش هزینه‌ها با استفاده از نیرو‌های خارجی،
2. کمبود توسعه‌دهندگان محلی نرم‌افزار که شرکت‌های کوچک‌تر را مجبور به برون‌سپاری پروژه‌هایشان می‌کند.

البته هنوز هم بعضی شرکت‌ها کمی نگران هستند که کار با یک تیم از راه دور چه چالش‌هایی را برای آنها ایجاد خواهد کرد. ممکن است بسیاری از سوال‌ها در ذهن شما به‌وجود بیایند، برای مثال:

1. آیا به‌روزرسانی‌های روزانه و هفتگی دریافت می‌کنید؟
2. چگونه می‌توانید با اختلاف زمانی‌های موجود در بین کشورها و مناطق مختلف، جلسه‌های کاری و طوفان‌های فکری را مدیریت کنید؟
3. چگونه می‌توانید با تیم خود ارتباط برقرار کنید؟
4. آیا می‌توانید بهره‌وری و عملکرد تیم‌تان را کنترل کنید؟
5. آیا برای ملاقات با تیم خود نیاز به سفر کاری خواهید داشت؟
6. آیا فکر می‌کنید این کار غیرممکن است درصورتی که تابه‌حال تجربه مدیریت تیم از راه دور را نداشته‌اید؟

خوشبختانه ما در قرن بیست و یکم زندگی می‌کنیم، دسترسی به اینترنت و ابزار مناسب توانسته که کار از راه دور و برون‌سپاری نرم‌افزاری را بسیار تسهیل کند و هدف ما از این مقاله این است که چندین راه حل مدیریت پروژه از راه دور را با همدیگر بررسی کنیم.

پیام رسانی فوری و ارتباط سریع روزمره

در این بخش Slack یک برنده بی چون و چرا است.شما می‌توانید برای هر پروژه جدید سه کانال ارتباطی برای تیم توسعه، مدیریت و تمام افرادی که از طرف بخش توسعه و مشتری درگیر پروژه هستند ایجاد کنید. علاوه‌براین برای احترام به وقت اعضا، همیشه زمان دقیق حضور هر عضو تیم به صورت آنلاین تنظیم می‌شود. مثلا در یک پروژه به دلیل وجود افراد از مناطق زمانی مختلف توسعه‌دهنده‌ای وجود داشت که از ساعت ۷ الی ۱۳ کار می‌کرد و سپس از ساعت ۱۹ الی ۲۱ برای آگاه‌سازی مشتری از آنچه که در طول روز انجام شده، پاسخ به سوال‌ها و دریافت پیشنهادات برای روز بعد حضور پیدا می‌کرد.

نکته: سعی کنید جلسه‌های منظم و اجباری تنظیم کنید. بر اساس تجربه‌ها بهترین گزینه صبح و یک بررسی کوتاه در اواسط روز است. با این روش می‌توانید برنامه‌ روزانه‌تان را دنبال کنید و از روند کار مطلع باشید.

همچنین سعی کنید که همیشه نظر مشتریان و فروشندگان خود را درمورد استفاده از یک ابزار خاص بپرسید. برای مثال مشتریان خاورمیانه برای پیام‌رسانی سریع دوست دارند از WhatsApp استفاده کنند. بنابراین زمانی که نیاز به یک ارتباط سریع با مشتریان خاورمیانه داشته باشید می‌توانید برنامه WhatsApp را به آنها پیشنهاد دهید.

کنفرانس‌های ویدئویی برنامه‌ریزی شده

سه گزینه بسیار مناسب در این بخش وجود دارد:

1. Zoom: یک ابزار استریم ویدئویی با کیفیت بالا و مورد علاقه افراد خاورمیانه و بعضی کشورهای دیگر است.
2. Google Hangouts: این انتخاب مورد علاقه کشورهای اروپایی است.
3. Slack video chat: بیشتر در تماس‌های یک به یک از این مورد استفاده می‌شود، درصورتی که بخواهید ارتباط سریعی برقرار کنید و نمی‌خواهید وقت خود را با رد و بدل پیام‌ها بگذرانید، مناسب است.

کنترل کار

Jira یک نرم‌افزار مفید و مناسب کنترل کارها است که از اهمیت بالایی برخوردار است. شما می‌توانید لیست کارها را مشاهده کنید، بخش‌های مختلف ایجاد کنید، زمان و بهره‌وری را کنترل و مدیریت کنید، نظرها را بنویسید، فایل‌ها و تصاویر را پیوست کنید و …

تک تک افرادی که روی یک برنامه کار می‌کنند از جمله مشتریان می‌توانند از طریق صفحه اختصاصی پروژه به آنچه که در این پروژه اتفاق می‌افتد، دسترسی داشته باشند و به‌وضوح موارد را ببینند. کارها به چند دسته طبقه‌بندی می‌شوند: انباشته شده، انجام شده، درحال انجام، آماده برای بررسی، درحال انتظار، تکمیل شده و …

نکته‌ای که باید در این بخش به آن توجه داشته باشید این است که مشتریان شما نرم‌افزار Jira را مدام بررسی می‌کنند بنابراین به توسعه‌دهندگان خود هشدار دهید تا روزانه کارهایشان را در Jira به‌روز کنند. با استفاده از این ابزار می‌توانید ببینید که چند ساعت برای هر پروژه صرف شده و یا با مشتریان خود درباره هرگونه تغییر مورد نیاز مشورت کنید.

مدیریت فایل

برای این بخش می‌توانید از Google Drive، Google Documents و در موارد محرمانه‌تر از Confluence استفاده کنید. توجه داشته باشید که Google Drive به شما این امکان را می‌دهد تا برای فایل‌های مختلف، دسترسی‌های مختلفی تنظیم کنید. سپس مشتری، توسعه‌دهنده یا مدیر می‌تواند فایل‌ها و پوشه‌های مختلف را بسته به اینکه به کدام بخش دسترسی دارد، مشاهده کند.

تقویم و مدیریت زمان

یک تقویم مطمئنا بهترین دوست مدیران پروژه و دارندگان محصول است، پس انتخاب بهترین ابزار در این بخش بسیار مهم است و می‌توان گفت که Google Calendar انتخاب خوبی به شمار می‌آید.

رویه‌های سختگیرانه‌ای ایجاد کنید و همه موارد مانند: ساعت کاری، همه کنفرانس‌ها، وبینارها، حتی کنفرانس‌های خصوصی را در تقویم ثبت کنید. چرا؟ اگر تک تک اعضای تیم به تقویم دیگران دسترسی داشته باشند می‌توانند تماس یا جلسه‌شان را متناسب با آن تطبیق دهند. به این ترتیب جلسه‌ها بسیار راحت‌تر برگزار می‌شوند و وقت گرانبهایتان را از دست نمی‌دهید تا خودتان بخواهید مدیریت رویدادها را برعهده بگیرید.

نکته: تقویم برای مدیریت زمان توسعه‌دهندگان نیز عالی است. وقتی از راه دور کار می‌کنید، افراد می‌توانند ناگهان ناپدید شوند و شما نمی‌دانید که لپ تاپ آنها خاموش شده است یا برای استراحت یا ناهار میز خود را ترک کرده‌اند و یا مجبور شده‌اند به مسائل شخصی‌شان رسیدگی کنند. با یک تقویم که به طور صحیحی برنامه‌ریزی شده است می‌توانید به سرعت متوجه شوید که توسعه‌دهنده‌تان چرا پاسخ نمی‌دهد و چه زمانی در دسترس خواهد بود.

مدیریت کد

تا آنجا که به مدیریت کد و ریپازیتوری‌های ابری مربوط شود، تصمیم‌گیری بهتر است دراختیار توسعه‌دهندگان باشد. بسته به هر پروژه، آنها ممکن است از GitHub (متن‌باز و فایل‌های عمومی) یا Bitbucket (خصوصی و محرمانه) استفاده کنند.

امنیت

مجوزهای دومرحله‌ای، رایانه‌های رمزنگاری شده، مدیریت دسترسی‌ها باید در مدیریت هر تیم از راه دور به صورت استاندارد باشد، بیایید دو مثال را بررسی کنیم:

1. مجوزها و نقش‌ها در پروژه اجازه می‌دهد تا اطلاعات محرمانه از افرادی که اجازه دسترسی به آنها را ندارند، پنهان بماند. گاهی اوقات بهتر است که مشتری پوشه‌های حذف شده توسط توسعه‌دهنده را نبیند و برعکس توسعه‌دهندگان احتمالا نیازی به بررسی معاملات و صفحه‌های مالی مشتریانشان ندارند.
2. رمزگذاری فایل‌ها هنگام ارسال اطلاعات مهم به مشتریان یک ضرورت است. برای این کار می‌توانید یک فایل زیپ شده برای مشتری خود ارسال کنید و رمزش را از طریق sms به او اطلاع دهید.

مسئولیت یک کلید است

هنگام مدیریت یک تیم از راه دور باید به یاد داشته باشید که همه افراد تیم باید از روند شرکت اطلاع داشته و به آن پایبند باشند. شفاف باشید، به توسعه‌دهندگان خود اعتماد کنید اما در عین حال از آنها بخواهید که در قبال وظایفشان پاسخگو باشند. اگر همه در یک سطح مشغول به فعالیت باشند، پروژه نرم‌افزاری شما قطعا موفقیت آمیز خواهد بود.

منبع: https://tsh.io/blog/how-to-manage-remote-team-remote-working-tools-software-development-outsourcing