8 اشتباه رایج در میزبانی ایمیل و روش های جلوگیری از آن

ایمیل ها همچنان یکی از موثر ترین ابزارهای ارتباطی برای کسب و کار ها هستند. که نقش زیادی را در ارتباط با مشتری، کارمندان و سایر افراد مرتبط را دارد. با این حال، بیشتر شرکت ها از سرویس های میزبانی ایمیل یا همان Email Hosting به درستی استفاده نمی‌کنند و از آن بهره نمی‌برند.

اشتباهاتی که در این زمینه اتفاق می‌افتد می‌تواند باعث بشود که امنیت ایمیل ها به خطر بی‌افتد، ارتباطات دچار اختلال شود یا کارها کند پیش برود. اگر از یک سرویس میزبانی ایمیل به خوبی و به صورت اصولی استفاده شود، نه تنها امنیت شما بالا می رود بلکه ارتباطات نیز روان تر و بدون دردسر انجام می‌شود. اما بالعکس اعمال تنظیمات نادرست یا سرویس های ضعیف می‌تواند باعث گم شدن ایمیل ها و نشت اطلاعات و نارضایتی کاربران شود.

برای اینکه سیستم ایمیل یک کسب و کار بدون مشکل و به درستی کار کند، شناسایی و پرهیز از اشتباهات در زمینه میزبانی امری بسیار ضروری است. در ادامه از این مطلب لیارا به برخی از رایج ترین خطاهای مربوط به میزبانی ایمیل اشاره خواهیم کرد و راهکارهایی را برای شما ارائه خواهیم داد که از این اشتباهات جلوگیری کنید.

هاست ایمیل خود را همین حالا راه‌اندازی کنید و از امنیت و سرعت بالا بهره‌مند شوید.
✅ امنیت بالا ✅ پشتیبانی ۲۴ ساعته ✅ ایمیل اختصاصی
خرید هاست ایمیل

آنچه در ادامه خواهید خواند:

• انتخاب ارائه دهنده میزبانی ایمیل رایگان یا کم کیفیت
• نادیده گرفتن ویژگی های امنیتی و بهترین شیوه ها
• عدم استفاده از فضای ذخیره سازی کافی
• عدم استفاده ایمیل با دامنه های اختصاصی
• برنامه ریزی نا مناسب برای پشتیان گیری و بازیابی ایمیل
• پیکربندی نادرست تنطیمات ایمیل و رکوردهای DNS
• استفاده از رمز های ضعیف یا قابل حدس
• عدم نظارت بر استفاده و عملکرد های ایمیل
• سوالات متداول
• جمع بندی

1. انتخاب ارائه دهنده میزبانی ایمیل رایگان یا کم کیفیت

یکی از اشتباهاتی که در میان کسب و کار ها بسیار تکرار می‌شود، انتخاب سرویس های رایگان یا میزبانی های ایمیل ارزان قیمت است که استاندارهای لازم را برای استفاده حرفه‌ای ندارند. هرچند این سرویس ها ممکن است در نگاه اول گزینه‌ای ساده و کم هزینه به نظر برسد، اما معمولا محدودیت های جدی را در امنیت، پایداری، پشتیبانی و امکانات مدیریتی همراه است.

استفاده از میزبانی ایمیل اختصاصی با دامنه های شرکتی مانند name@yourbusiness.com نه تنها اعتبار برند را افزایش می‌دهد، بلکه امنیت ارتباطات و اطمینان از دسترسی پایدار به سرویس را تضمین می‌کند. راهکاراهایی مانند Google Workspace , Microsoft 365 یا سرویس های تخصصی میزبانی ایمیل، انتخاب هایی هستند که می‌توان برای هر کسب و کاری از آن استفاده کرد.

مطالعه بیشتر: هاست ایمیل چیست؟ معرفی بهترین هاست ایمیل

2. نادیده گرفتن ویژگی های امنیتی و بهترین شیوه ها

غفلت از ویژگی های امنیتی و استفاده نکردن از شیوه های مناسب برای حفظ امنیت یکی از اشتباهاتی است که در بیشتر اوقات رخ می‌دهد و بسیار حائز اهمیت است. تهدیدات سایبری مانند حملات فیشینگ، بد افزار ها و نقض داده ها روز به روز در حال افزایش است، به این دلیل که ایمیل ها اولین نقاطی هستند که هکر ها برای ورود به حساب های کاربری از آن استفاده می‌کنند. بسیاری از کسب و کار ها اقداماتی برای پیاده سازی فعالیت های امنیتی پایه ای انجام نمی‌دهند و این موضوع باعث می‌شود که حساب های ایمیل آن ها در معرض خطر حملات سایبری قرار گیرد.

برای جلوگیری از این مشکلات، می‌توان از سرویس دهنده هایی استفاده کرد که امنیت های پیشرفته مانند SPF , DKIM و DMARC را به مشتریان خود ارائه می‌دهند. تمامی ویژگی هایی که گفته شد به شناسایی صحت ایمیل ها کمک می‌کند و خطر جعل هویت را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

علاوه بر تمامی این ها، فعال سازی احراز هویت دو مرحله ای (2FA) می‌توان لایه های اضافی را برای حفاظت از آن ایجاد کند و از دسترسی غیر مجاز به حساب های ایمیل جلوگیری کند. همچنین آموزش نکات امنیت سایری کارکنان می‌تواند به آن ها کمک کند تا حملات فیشینگ را شناسایی کرده و از کلیک کاربر بر روی لینک های مخرب جلوگیری کند.

3. عدم استفاده از فضای ذخیره سازی کافی

در بیشتر کسب و کار ها فضای ذخیره سازی ایمیل نادیده گرفته می‌شود و حتی فضای درستی برای ایمیل های خود انتخاب نمی‌کنند و معمولا ظرفیت های محدودی را برای این کار در نظر می‌گیرند. این انتخاب باعث می‌شود که صندوق ورودی ایمیل پر شده و سازمان مجبور به حذف ایمیل های مهم و ضروری شود. زمانی که فضای مناسبی برای ذخیره سازی کافی وجود نداشته باشد، سرعت عملکرد ایمیل هم پایین می‌آید و ارتباطات کاری ممکن است مختل شود.

برای حل این مشکل، بهتر است که از سرویس های میزبانی ایمیل با ظرفیت ذخیره سازی منعطف و مقیاس پذیر استفاده کنید که به شما اجازه دهد تا با رشد کسب و کار، فضای ذخیره سازی ایمیل های خود را افزایش دهید.

با بایگانی کردن منظم ایمیل های قدیمی و استفاده از سیستم های پشتیبان گیری ابری، می‌توانید فضای ایمیل را منظم تر مدیریت کنید و از مشکلات ناشی از کمبود فضا جلوگیری کنید.

برای ادامه مطالعه و یادگیری: مزایای هاست ایمیل، چرا استفاده از هاست ایمیل برای کسب و کار شما ضروری است؟

4. عدم استفاده ایمیل با دامنه های اختصاصی

اگر از آدرس های ایمیل عمومی مانند yourbusiness@gmail.com به جای ایمیل با دامنه اختصاصی مانند info@yourbusiness.com استفاده کنید، در ابتدا ظاهر سازمان شما را غیر حرفه ای نشان داده و اعتبار را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. ایمیل با دامنه اختصاصی باعث افزایش اعتبار برند شما می‌شود و به بر قراری اعتبار با مشتریان و شرکا کمک می‌کند.

برای جلوگیری از این چالش، باید ارائه‌ دهنده میزبانی ایمیلی را انتخاب کنید که امکان ادغام دامنه اختصاصی را برای شما فراهم کند. این موضوع بسیار ضروری و مهم است. اگر از قبل دامنه ای را برای کسب و کار خود در اختیار دارید، در ابتدا اطمینان حاصل کنید که ایمیل شما به درستی و با رکورد های DNS، از جمله رکوردهای MX (Mail Exchange) تظیم شده اند یا خیر. همچنین از آدرس ایمیل های حرفه ای استفاده کنید که می‌تواند از قرار گرفتن ایمیل ها در پوشه اسپم جلوگیری کند.

5. برنامه ریزی نا مناسب برای پشتیان گیری و بازیابی ایمیل

اغلب اوقات کسب و کار ها به اشتباه تصور می‌کنند که ارائه دهنده میزبانی ایمیل باید تمامی مسئولیت های پشتیبان گیری از داده ها را بر عهده بگیرند. اگر سیستم پشتیبان گیری مناسبی در دسترس نباشد ممکن است که خرابی سرور، حذف اشتباهی اطلاعات یا حملات سایبری را به همراه داشته باشد، که منجر به از دست رفتن همیشگی ایمیل های مهم کاری شما می‌شود. برای جلوگیری از این اشتباه، باید از راه حل های پشتیبان گیری خودکار استفاده کنید. لیارا یکی از ارائه دهندگان میزبانی ایمیل است که ویژگی های پشتیان گیری داخلی را دارد و اجازه ادغام با سیستم های پشتبان گیری شخص ثالت را به شما می‌دهد.

همچنین پیاده سازی یک برنامه بازیابی از بحران که شامل پشتیبان گیری منظم، راه حل های ذخیره سازی ابری و تدابیر افزونگی باشد، می‌تواند به حفظ ایمنی داده های شما کمک کند و به شما این اطمینان خاطر را بدهد که در صورت بروز مشکلات غیر منتظره، اطلاعات شما را محفوظ نگه دارد.

بیشتر بخوانید: هاست ایمیل رایگان: شروعی آسان برای مدیریت ایمیل‌ها

6. پیکربندی نادرست تنطیمات ایمیل و رکوردهای DNS

تنظیمات نادرست ایمیل، مانند پیکربندی های نادرست رکوردهای DNS , DKIM , SPF , MX و DMARC می‌تواند مشکلاتی را در تحویل ایمیل ها ایجاد کند که باعث جلوگیری از رسیدن ایمیل ها به گیرندگان شود، در این صورت احتمال اینکه ایمیل ها در پوشه هرزنامه (Spam) قرار گیرد بسیار زیاد است. این اشتباهات زمانی رخ می‌دهد که شخص فاقد تخصص فنی در پیکربندی میزبانی ایمیل باشد.

برای جلوگیری بروز این مشکل، از راه حل های رسمی که ارائه دهندگان در مستندات خود برای پیکربندی صحیح رکوردهای DNS در اختیار شما قرار می‌دهند استفاده کنید. این رکورد ها نقش بزرگی را در تایید صحت ایمیل ها و کاهش خطرات جعل هویت دارند. اگر از جنبه های فنی این کار مطمئن نیستید، بهتر است که از یک متخصص کمک گرفته و یا از پشتیبانی مشتریان ارائه دهنده میزبانی ایمیل خود، کمک بگیرید تا از پیکربندی صحیح اطمینان کامل را حاصل کنید.

7. استفاده از رمز های ضعیف یا قابل حدس

رمز های ضعیف یکی از بزرگ ترین تهدیدات امنیتی است که برای ایمیل های کسب و کار بسیار مهم است. اغلب شرکت ها امروزه از رمز های عبور بسیار ساده استفاده می‌کند که می‌تواند قابل حدس باشد و به راحتی هک شود. در مواردی هم به کارکنان خود اجازه می‌دهند که از رمز عبور های یکسان در حساب های مختلف استفاده کنند که همین امر باعث می‌شود که به راحتی هدف هکر ها بشوند.

برای تقویت امنیت، سیاست های رمز عبور قوی را برای خود اجرا کنید که شامل ترکیب حروف های بزرگ و کوچک، اعداد و کاراکترهای مخصوص باشد. علاوه بر تمامی این ها، پیاده سازی احراز هویت دو مرحله ای (2FA) می‌تواند لایه های امنیتی مناسبی را برای شما به وجود بیاورد. به روز رسانی منظم رمزهای عبور و استفاده از نرم افزارهای مدیریت رمز عبور نیز می‌تواند به کارکنان کمک کند تا اطلاعات امنیتی خود را موثر تر مدیریت کنند.

مطالعه بیشتر: ایمیل خودکار چیست؟ چگونه به ارتباطات حرفه ای کمک می‌کند؟

8. عدم نظارت بر استفاده و عملکرد های ایمیل

مواقعی وجود دارد که کسب و کار ها از نظارت بر روی عملکرد ایمیل های غافل می‌شوند که همین موضوع می‌تواند مشکلات بزرگی را همچون تاخیر ارسال ایمیل ها، مشکلات اسپم و شناسایی نشدن فعالیت های مشکوک در حساب ها را به همراه داشته باشد. بدون نظرات مناسب، کسب و کار ها امکان دارد که هشدارهایی که نقض امنیتی، بار زیاد سرور یا مشکلات تحویل ایمیل را از دست بدهند.

برای اینکه بتوانید از این اشتباهات جلوگیری کنید، از ابزارهی تحلیل ایمیل استفاده کنید. این ابزارها نرخ تحویل ایمیل، نرخ برگشتی و وضعیت سرور را پیگیری می‌کند. برخی از ارائه دهندگان خدمات میزبانی ایمیل نظارتی را دارند که به شما اجازه می‌دهد تا تلاش های مشکوک، گزارشات اسپم یا استفاده بیش از حد فضا را شناسایی کنید. نظارت منظم به شما این کمک را می‌کند که مشکلات احتمالی را پیش از آن که تاثیر مخربی را بر روی روند کاری شما بگذارد، شناسایی و بر طرف کنید. اجتناب کردن از این اشتباهات در میزبانی ایمیل می‌تواند امنیت را تا حد زیادی افزایش دهد، عملکرد ایمیل را بهتر کند و ارتباطات کاری شما را بدون هیچ گونه وقفه ای نگه دارد.

اگر سرویس میزبانی ایمیل فعلی شما پاسخگوی نیاز های شما نیست وقت آن رسیده است که با میزبانی ایمیل مطمئن و قابل اطمینان لیارا آشنا شوید.

سوالات متداول:

در ادامه به سوالاتی که امکان دارد در این زمینه برای شما بدون پاسخ بماند، جواب‌های کوتاه اما مفیدی داده‌ایم که با استفاده از آن می‌توانید به سوال خود پاسخ صحیحی را بدهید.

چگونه می‌ توان یک ایمیل اختصاصی را برای راه اندازی کرد؟

برای راه اندازی ایمیل اختصاصی باید از سرویس دهنده میزبانی ایمیل با دامنه های اختصاصی استفاده کنید. این خدمات تنظیمات DNS و رکورد MX را برای ایمیل های حرفه ای به همراه دارد.

آیا می‌ توان از هاست ایمیل رایگان استفاده کرد؟

هاست ایمیل رایگان را برای کسب و کار ها توصیه نخواهیم کرد. برای اینکه از امنیت برخوردار نیستند و قابل اطمینان نخواهند بود. برای اطمینان خاطر باید از هاست ایمیل معتبر و پولی استفاده کنید.

چرا ایمیل ها به پوشه اسپم می‌روند؟

دلیل انتقال آن به پوشه اسپم این است که پیکربندی رکودهای DNS , DKIM , SPF , MX نادرست است و ایمیل های مشکوک دریافت می‌شود. تنظیمات صحیح می‌تواند این مشکل را برای شما بر طرف کند.

آیا احراز هویت دو مرحله ای (2FA) می‌ تواند موثر باشد؟

2FA یک لایه اضافی را از نظر امنیت فراهم می‌کند که دسترسی های غیر مجازی به ایمیل ها را کاهش می‌دهد.

چگونه فضای ذخیره سازی ایمیل را افزایش دهیم؟

برای افزایش فضای ذخیره سازی ایمیل، باید از سرویس دهنده ای استفاده کنید که گزینه های مقیاس پذیر و انعطاف پذیری را ارائه دهد.

چگونه می‌ توان از داده های ایمیل بکاپ گرفت؟

سرویس دهندگان ایمیل پشتیبان گیری خودکار را ارائه می‌دهد. همچنین می‌توانید از سرویس های پشتیبان گیری ابری برای ذخیره سازی ایمیل ها استفاده کنید. لیارا یکی از ارائه دهندگانی است که تضمین می‌کند بکاپ های شما کامل انجام و به راحتی به شما ارائه شود.

آیا می‌ توان دامنه اختصاصی خود را برای ایمیل ها استفاده کرد؟

بله، با استفاده از سرویس های میزبانی ایمیل می‌توانید دامنه اختصاصی خود را برای ایمیل های کسب و کار استفاده کنید.

چرا باید رمز عبور قوی را برای ایمیل های مان استفاده کرد؟

رمز های قوی از دسترسی غیر مجاز به حساب های ایمیل جلوگیری می‌کنند و امنیت اطلاعات شما را تضمین می‌کند. به شما پیشنهاد می‌کنیم که از رمز های سخت و ترکیبی استفاده کنید.

برای ادامه مطالعه و یادگیری: سرور ایمیل: مدیریت و ارسال امن ایمیل‌های تراکنشی

جمع بندی

برای جلوگیری از مشکلاتی که در بالا به آن‌ ها اشاره شد، بهتر است از سرویس‌ دهندگان معتبر ایمیل با ویژگی‌ های امنیتی پیشرفته و فضای ذخیره‌ سازی مناسب استفاده کنید. همچنین، به‌ منظور جلوگیری از بروز مسائلی مانند ارسال ایمیل‌ ها به پوشه اسپم یا پیکربندی نادرست DNS، تنظیمات خود را با دقت بررسی نمایید. استفاده از رمز عبور های قوی و فعال‌ سازی احراز هویت دو مرحله‌‌ای نیز می‌تواند نقش مهمی در افزایش امنیت شما ایفا کند. با رعایت تمامی این نکات، می‌توانید ارتباطات ایمیلی خود را به شکل مؤثر و ایمن تر بهینه‌ سازی کنید.