ایمیل شرکتی چیست؟ روش ها ساخت آن

نسرین شریفی
۲۳ دی ۱۴۰۳

راه های متعددی برای برقراری ارتباط با افراد و سازمان ها و جود دارد، ایمیل ها یکی از مهم ترین و پرکاربرد ترین در بین روش های ارتباطی به شمار می‌رود. با این حال، اگر صاحب یک کسب و کار هستید، استفاده از ایمیل شرکتی برای ارتباطات حرفه‌ای مهم و ضروری است. ایمیل شرکتی نه تنها به تقویت هویت برند کمک می‌کند بلکه باعث می‌شود اعتماد بیشتری از سوی مخاطبان به برند شما جلب شود.

فرقی نمی‌کند کسب و کار شما کوچک یا بزرگ باشد، استفاده از این نوع ایمیل ها برای ایجاد ارتباطات حرفه ای و ماندگار ضروری است. در این مقاله مفهوم ایمیل شرکتی، انواع آن، کاربرد ها، روش های ساخت و بهترین ارائه دهندگان ایمیل شرکتی بررسی شده است. با لیارا همراه باشید.

ایمیل شرکتی چیست؟

ایمیل شرکتی یک سرویس اختصاصی است که برای شرکت ها و کسب و کار ها طراحی شده و روی دامنه اختصاصی آن ها راه‌اندازی می‌شود. این نوع ایمیل به مدیران شرکت ها اجازه می‌دهد تا سرویس ایمیل را به صورت کامل و حرفه ای مدیریت کنند؛ از جمله ایجاد حساب کاربری برای کارکنان و نطارت بر پیام های ارسالی و دریافتی.

یکی ار مزایای کلیدی استفاده ار ایمیل شرکتی، امکان ایجاد آدرس های رسمی و حرفه‌ای است. آدرس هایی مانند، info، support و sales که به عنوان راه های ارتباطی در اینترنت شناخته شده اند و معمولا اولین نقطه تماس مشتریان و مخاطبان با تیم های داخلی شرکت هستند.

انواع ایمیل شرکتی

ایمیل های شرکتی را می‌توان بر اساس محل استقرار زیر ساخت به دو نوع اصلی تقسیم کرد. در ادامه این دو نوع از ایمیل ها معرفی و بررسی شده اند.

ایمیل ابری

این نوع از سرویس ایمیل بر بستر زیر ساخت های ابری ارائه می‌شود و قابلیت پشتیبانی هم زمان از تعداد زیادی شرکت یا سازمان را دارد. برای استفاده ار این خدمات، نیازی به خرید هاست یا سرور اختصاصی نیست. سازمان ها می‌توانند با داشتن یک دامنه اختصاصی و انتخاب یک ارائه دهنده مناسب سرویس ایمیل ابری، پس از انجام تنظیمات اولیه، به سرعت از این سرور استفاده کنند.

ایمیل محلی

در این روش، سازمان ها زیر ساخت های لازم را تهیه کرده و سرویس ایمیل را به صورت کامل روی تجهیزات خود نصب و راه‌اندای می‌کنند. اگر سازمان ترجیح دهد، می‌تواند این فرآیند را به تیم های تخصصی برون سپاری کند تا علاوه بر رعایت تمامی الزامات امنیتی مرتبط با اطلاعات و سرور ها، از پیچیدگی های فنی نصب و مدیریت سرویس نیز آسوده شود.

مزایای ساخت ایمیل شرکتی

ایمیل شرکتی ابزاری قدرتمند و ضروری برای کسب و کا رها است که مزایای متعددی را به همراه دارد. استفاده از ایمیل با دامنه اختصاصی نه تنها به ارتقای وجهه حرفه‌ای کسب و کار کمک می‌کند بلکه امکان مدیریت بهتر ارتباطات داخلی و خارجی را نیز فراهم می‌کند. در دنیای امروز ارتباطات دیجیتال نقشی کلیدی در موفقیت کسب و کار ها ایفا می‌کند، داشتن ایمیل شرکتی می‌تواند مزیت رقابتی مهمی ایجاد کند. در ادامه به برخی از مزایای استفاده از ایمیل شرکتی اشاره شده است.

1. ایجاد هویت حرفه ای اعتبار برند

داشتن ایمیلی با نام دامنه اختصاصی خود نشان دهنده حرفه‌ای بودن کسب و کار شما است. این موضوع به مشتریان و همکاران تجاری کمک می‌کند تا برند شما را جدی بگیرند و به آن ها اعتماد بیشتری داشته باشند. همچنین استفاده از نام دامنه شرکت به تثبیت برند شما در ذهن مخاطبان کمک شایانی میکند.

2. افزایش اعتماد مخاطبان

ایمیل های عمومی مانند Gmail و Yahoo ممکن است غیر حرفه ای به نظر برسند و مخاطبان به امنیت یا اعتبار آن ها اعتماد کامل نداشته باشندو اما ایمیل های شرکتی به دلیل ارتباط مستقیم با برند شما، حس اطمینان بیشتری ایجاد می‌کند و اعتبار تعاملات شما را افزایش می‌دهد.

3. مدیریت بهتر تیم و ارتباطات داخلی

با اختصاص ایمیل شرکتی به هر کارمند، می‌توان به راحتی ارتباطات داخلی سازمان را مدیریت کرد. به علاوه، این امکان فراهم است که ایمیل ها به صورت سازمان یافته دسته بندی شوند و به هر کارمند وظایف خود را از طریق ایمیل شرکتی پیگیری کند. این ساختار به بهبود نظم در ارتباطات داخلی کمک می‌کند.

4.امنیت بیشتر اطلاعات

سرویس های ایمیل شرکتی معمولا از پروتکل ها امنیتی پیشرفته تری نسبت به سرویس های رایگان استفاده و ارائه می‌دهند. این امنیت شامل رمز نگازی های ایمیل ها، حفاظت ار اطلاعات محرمانه و امکان اعمال سیاست های امنیتی ویژه برای جلوگیر از دسترسی غیر مجاز به داده های سازمانی می‌شود.

5. تقویت بازاریابی ایمیلی

ایمیل های ارسال شده از طریق آدرس های شرکتی نه تنها حرفه‌ای تر به نظر می‌رسند، بلکه امکان باز شدن و خوانده شدن آن ها توسط مشتریان نیز بیشتر است. از این رو، این ایمیل ها می‌توانند برای اطلاع رسانی، معرفی محصولات جدید و حتی اجرای کمپین های تبلیغاتی استفاده شوند و تاثیر بیشتری بر مخاطبان داشته باشند.

6.تفکیک وظایف و بهبود ارتباطات مشتریان

با ایجاد های ایمیل مختلف برای بخش های مختلف شرکت، مشتریان و مخاطبان می‌تواند با بخش های مورد نظر ارتباط برقرار کنند. این امر باعث افزایش سرعت در پاسخگویی به درخواست ها می‌شود و تجربه بهتری برای مشتریان ایجاد می‌کند.

7. دسترسی به امکانات جانبی حرفه‌ای

بسیاری از ارائه دهندگان ایمیل شرکتی امکانات جانبی مانند فضای ذخیره سازی ابری، تقویم سازمانی، مدیریت وظایف و ابزار های همکاری تیمی را در کنار سرویس ایمیل ارائه می‌دهند. این ابزار ها بهره‌وری تیم را افزایش داده و فرآیند های کاری را ساده تر می‌سازد.

8. قابلیت مقیاس پذیری

با رشد کسب و کار ها، می‌توان تعداد حساب های ایمیل را متناسب با نیاز شرکت افزایش داد. این امکان به شما اجازه می‌دهد به سرعت ایمیل های جدیدی برای کارکنان یا واحد های تازه تاسیس ایجاد کنید و ارتباطات خود را بدون هیچ گونه محدودیتی گسترش دهید.

همچنین بخوانید: ایمیل سازمانی

همینطور بخوانید: هاست ایمیل

روش های ساخت ایمیل شرکتی

کسب و کار و شرکت ها برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکت خود، می‌توانند از روش های مختلفی استفاده کنند. این روش ها بسته به نیاز های و منابع در دسترس، مزایا و چالش های خاص خود را دارند. در ادامه به معرفی و بررسی این راهکار ها پرداخته شده است.

1. استفاده ار ابزار های رایگان و متن باز

سرویس های ایمیل متن باز ابزار هایی هستند که به صورت رایگان در دسترس عموم قرار دارند. در این روش، شرکت ها باید ابتدا یک هاست یا سرور مناسب خریداری کنند و سپس نرم افزار ایمیل متن باز مورد نظر را روی هاست نصب و راه‌اندازی نمایند. این راهکار اگرچه از نظر نرم‌افزاری هزینه ای ندارد، اما به دلیل نیاز به خرید هاست و استفاده از نیروی فنی متخصص، همچنین هزینه بر است.

علاوه بر این مدیریت، حفظ امنیت، پایداری و دسترسی پذیری این سرویس ها کاملا بر عهده خود سازمان خواهد بود. به همین دلیل این روش نیازمند دانش فنی کافی و تجربه در مدیریت سیستم ها است.

2. استفاده از سرویس های ایمیل تحت هاست شرکت

برخی ارائه دهندگان خدمات هاستینگ، سرویس ایمیل پایه‌ای را به عنوان یکی از ویژگی های جانبی همراه با هاست در اختیار کاربران قرار می‌دهند. در این روش، پس از خرید هاست، شرکت ها می‌توانند از طریق پنل مدیریت هاست، تعدادی ایمیل سازمانی ساده ایجاد کنند.

این روش برای کسب و کارهایی که نیاز محدودی دارند مناسب است، اما نباید انتظار امکانات پیشرفته از این نوع ایمیل ها را داشت. این سرویس ها بیشتر برای اهداف اولیه طراحی شده‌اند و در صورت بروز مشکل، مسئولیت رفع آن به عهده خود شرکت خواهد بود.

3. استفاده از پنل های هاست

راه اندازی ایمیل شرکتی از طریق سرویس های هاستینگ، معمولا از پنل های مدیریتی محبوب و رایج مانند cPanel و DirectAdmin استفاده می‌شود. در ادامه به صورت مختصر، مراحل ساخت ایمیل شرکتی در این دو پنل بررسی شده است.

ساخت ایمیل شرکتی در cPanel:

cPanel یکی از رایج ترین پنل های مدیریت هاست است که بسیری از سرور ها برای مدیریت کاربران خود از آن استفاده می‌کنند. اگر از این پنل استفاده می‌کنید، از مراحلی که در ادامه ارائه شده است استفاده کنید و آن را دنبال کنید.

• وارد حساب cPanel خود شوید.
• در بخش Email روی گزینه Email Accounts کلیک کنید.
• دکمه +Create را که در سمت راست قرار دارد، انتخاب کنید.
• اطلاعات لازم مانند نام کاربری و رمز عبور را در فرم نمایش داده شده وارد کنید.
• در نهایت روی گزینه +Create کلیک کنید تا حساب ایمیل ایجاد شود.

ساخت ایمیل شرکتی در DirectAdmin:

DirectAdmin نیز یکی دیگر از پنل های مدیریت هاست است که با رابط کاربری ساده خود، ایجاد و مدیریت ایمیل ها را آسان می‌کند. اگر از این پنل استفاده می‌کنید، از مراحلی که در ادامه ارائه شده است استفاده کنید و آن را دنبال کنید.

• وارد پنل DirectAdmin شوید.
• به بخش E-mail Manager و سپس E-Mail Accounts بروید.
• روی گزینه ایجاد حساب کلیک کنید.
• اطلاعاتی مانند نام کاربری، رمز عبور، محدودیت فضای حساب و محدودیت ارسال پیام را وارد کنید.
• با کلیک روی گزینه ایجاد حساب، اکانت شما ساخته خواهد شد و پیامی مبنی بر موفقیت‌آمیز بودن عملیات نمایش داده می‌شود.

این روش‌ها با وجود امکانات اولیه‌ای که فراهم می‌کنند، برای کسب‌وکارهایی که نیازهای پیشرفته‌تری دارند، ممکن است کافی نباشند و نیاز به راهکارهای حرفه‌ای‌تر احساس شود.

بهترین ارائه دهندگان ایمیل شرکتی

امروزه انتخاب یک سرویس دهنده ایمیل شرکتی مناسب برای کسب و کار ها از اهمیت بالایی برخوردار است. در ادامه به معرفی برخی از برترین ارائه دهندگان ایمیل شرکتی پرداخته شده است.

• Gmail for Business (Google Workspace): سرویس حرفه ای گوگل که امکاناتی نظیر ایمیل با دامنه اختصاصی، فضای ذخیره سازی ابری، تقویم و ابزار های همکاری تیمی را فراهم می‌کند.
• Microsoft Outlook (Microsoft 365): سرویس ایمیل مایکروسافت که با ارائه امکاناتی مانند ایمیل با دامنه شخصی، تقویم، فضای ذخیره سازی و یکپارچگی با سایر ابزار های مایکروسافت، گزینه ای عالی برای کسب و کار های به شمار می‌رود.
• Zoho Mail: سرویسی با تمرکز بر ایمیل های تجاری که امکاناتی مانند ایمیل با دامنه اختصاصی، تقویم، وظایف و یادداشت ها را ارئه می‌دهد.
• ProtonMail: سرویس ایمیل امن با رمز نگاری انتها به انتها که برای کسب و کار هایی که به امنیت و حریم خصوصی اهمیت می‌دهند مناسب است.
• FastMail:سرویس ایمیل با تمرکز بر سرعت و کارایی که امکاناتی مانند ایمیل با دامنه شخصی، تقویم و مخاطبین را فراهم می‌کند.

بهترین ارائه دهنده ایمیل شرکتی در ایران

در ایران شرکت های متعددی وجود دارند که خدمات ایمیل را ارائه می‌دهند که یکی از برترین آن ها لیارا است.

لیارا به عنوان یکی از پیشگامان در ارائه خدمات ابری، سرویس ایمیل شرکتی با امکانات متنوعی را فراهم کرده است. سرویس ایمیل لیارا با استفاده از استاندارد های رمزنگاری پیشرفته و IP های با اعتبار بالا، اطمینان می‌دهد که ایمیل های ارسالی به اینباکس گیرندگان می‌رسند و به عنوان اسپم شناخته نمی‌شوند.همچنین، لیارا با نظارت دقیق بر کاربران جدید و جلوگیری از ارسال اسپم، کیفیت ارسال ایمیل ها را تضمین می‌کند. این سرویس امکان ارسال تا 100 ایمیل رایگان در هر ماه را نیز فراهم کرده است.

جمع بندی

کسب و کار ها برای ارتباط با مشتریان و سازمان های دیگر از روش های مختلفی استفاده می‌کنند و ایمیل یکی از ابزار های حیاتی در این زمینه است. هر چند بسیاری از ما از ایمیل های شخصی خود برای کارهای روزمره استفاده می‌کنیم، ولی هنگامی که صحبت از کسب و کار و برند می‌شود، استفاده از ایمیل شرکتی از اهمیت بالایی برخوردار است. این نوع ایمیل باعث می‌شود تا نام برند شما بیشتر به گوش برسد و اعتماد گیرند ها نسبت به کسب و کار شما افزایش یابد.

ایجاد یک ایمیل شرکتی به روش های مختلفی امکان پذیر است. در این مقاله، مراحل ساخت این نوع ایمیل ارائه شده است. با استفاه از این ایمیل می‌توان به هویت برند جان تازه ای بخشید و اعتبار و امنیت ارتباطات شما را بالا ببرد.